Перед изданием приказа о командировке сначала определяется, кто из сотрудников будет в командировке. В большинстве случаев работодатель имеет право выбирать, какие сотрудники будут путешествовать, но есть и исключения. О тех, кого нельзя отправлять в командировки или можно только с письменного согласия, мы уже говорили ранее.
Руководитель организации направляет работника в командировку на основании служебной записки непосредственного руководителя или служебного задания, подписанного непосредственным руководителем. В документе указывается место, продолжительность и цель поездки. Директор утверждает меморандум или подписывает делегирование.
Затем сотрудник отдела кадров или бухгалтер готовит приказ о командировке.
В законе не указано, за какой срок необходимо подготовить приказ о командировке. Однако сотрудники имеют полное право не выезжать в командировку без письменного распоряжения своего руководителя. Это означает, что в день поездки ордер должен быть уже выдан.
Работник также должен получить аванс на выплату суточных, проживание и командировочные расходы до отъезда, а бухгалтерия требует авизо.
Цель командировки: примеры формулировок
Целью поездки является поручение работодателя, данное работником. Для того чтобы командировочные расходы были признаны финансово обоснованными, они должны быть задекларированы.
Цель поездки должна быть конкретной, чтобы результаты миссии можно было проверить после поездки. Например, вместо «посетить конференцию» можно написать «посетить конференцию по информационной безопасности 22-24 мая 2022 года». Сотрудники могут подтвердить свое участие в собрании, принеся приглашение, программу или бланк.
Недостаточно указать цель поездки как «выполнить приказ руководителя» или «решить производственную проблему». Это вытекает из характера самой командировки.
Цель командировки должна быть связана с рабочей задачей. Не стоит писать «посетить корпоративное мероприятие», поскольку корпоративные мероприятия не связаны с работой.
Кроме того, цель командировки должна соответствовать должности и обязанностям работника. Для простого инженера не рекомендуется писать в качестве цели поездки «переговоры с партнерами». Возможно, потому, что это не входит в их должностные обязанности. Однако нет ничего плохого в том, чтобы «ознакомиться с работой пожарной сигнализации марки N».
По сути, цель должна ответить на два вопроса для администратора и налогового инспектора.
- Почему требуется поездка и какие последствия должен представить работник?
- Почему именно этот сотрудник отправился в эту командировку?
Примеры целей деловой поездки
Для работников
Для менеджеров
Договоры с поставщиками и доставка оригиналов документов
Внутренний тренинг по подготовке Годового отчета за 2022 год в головном офисе
Управление подразделениями (службы безопасности, телекоммуникации, услуги подстанций)
Подписание договоров на оказание услуг с ООО «Ласточкино гнездо
Переговоры с партнерами о поставках оборудования
Аттестация в области промышленной безопасности в территориальном подразделении Ростехнадзора в Москве
Участие в Конференции малого бизнеса 23 мая 2022 года
Подчинение генеральному директору
Правила составления приказа
Документ может быть в любом формате или использовать интегрированную форму Т-9; для групповых поездок на одно рабочее место удобно использовать форму Т-9а. Например, когда команда выполняет работу по контракту или группа сотрудников отправляется в штаб-квартиру для утверждения годового отчета.
При заполнении формы необходимо обратить внимание на следующие моменты
- После того как руководитель утвердил служебную записку или подписал отправление, от имени руководителя создается приказ о командировке сотрудника.
- Формы заказов должны быть утверждены внутренней документацией. Правила проезда.
Документация должна содержать имя и должность сотрудника без сокращений.
Продолжительность поездки должна соответствовать Положению о командировках № 749. Даты прибытия и отъезда считаются деловой поездкой. Например, сотрудник уезжает на поезде в 22:45 25 мая и возвращается на поезде в 00:15 28 мая. Период поездки составляет четыре дня, с 25 по 28 мая.
В графе «собственные расходы» обычно указывается название организации-работодателя. Это лицо, оплачивающее командировочные расходы.
Колонки «Цель» и «Причина» должны быть заполнены в соответствии со служебной запиской или заданием. Если работник дал согласие на поездку в письменном виде, укажите: имя работника и дату подписи на документе.
Командировочное предписание не заверяется печатью агентства. Это внутренний документ, который не является обязательным.
Приказ для командировки директора
Руководитель организации, не являющийся собственником организации, подчиняется общим правилам работника. Его деловые поездки также должны быть формализованы, чтобы оправдать расходы. В то же время директор выступает в качестве представителя работодателя.
Отличительной особенностью менеджера является то, что он должен сам подписать приказ о командировке. Он также делает поручение или служебную записку на свое имя. Это следует из позиции письма Федерального ведомства по труду № 1143-TZ от 11. 03. 2009.
Исключение составляют руководители филиалов или различных поддиректоратов. Как правило, их поездки бронируются в головном офисе компании. Приказ в этом случае подписывает генеральный директор.