В нем менеджер по персоналу компании регистрирует внутренний акт — документ, определяющий правила, которые распространяются на весь персонал (как на сотрудников, так и на руководство). В этом заключается разница между индивидуализированным внутренним документом и личным делом. В российском законодательстве не сказано, что организация должна вести реестр документов, но на практике использование реестра документов показало, что он повышает эффективность внутреннего документооборота.
Сотрудники отдела кадров фиксируют всю внутреннюю деятельность организации в этих областях в дневнике. Когда надзорные органы проверяют документацию компании, включая основные положения о деятельности, поиск необходимых документов упрощается, что экономит время и силы.
Основные положения о деятельности распространяются на следующие сферы бюджетной организации
- Бизнес.
- Планирование.
- Процедуры отчетности.
Структура журнала регистрации приказов
Бюджетная организация создает этот документ самостоятельно. Закон не предписывает единого формата. Каждое предприятие может составлять свои собственные образцы приказов по ключевым видам деятельности. В следующем разделе приведены образцы журналов регистрации заказов для ключевых видов деятельности и примеры того, как правильно их вводить.
Как правило, он содержит следующие структурные подразделы.
- титульный лист, и
- раздел, содержащий список лиц, ответственных за его содержание, и
- основной раздел, содержащий информацию о регистрации документа.
Титульный лист содержит следующее
- Название организации, название
- Название документа; и
- дата начала и окончания документа.
Раздел о записях ответственного лица :
- Имена лиц, ответственных за ведение бухгалтерского учета (например, менеджер по персоналу, секретарь и т.д.).
- Полномочия этих должностных лиц.
- Их подписи.
- Дата хранения документа.
Основные разделы включают.
- Увеличение внутренних коммерческих сделок.
- Дата выдачи сертификата.
- Количество заказов.
- Название заказа.
- Количество каждого листа.
- Имя и должность сотрудника, на которого распространяется действие приказа.
Образец журнала учета приказов по основной деятельности
Виды журналов
Если журнал регистрации заказов выдается в свободной форме, он хранится в течение определенного периода времени (5 или 75 лет). Срок хранения зависит от типа документа.
Основные типы журналов заказов :
Период хранения, год
Журналы регистрации приказов, касающихся кадровых вопросов (тип I)
- Приказы о приеме на работу и увольнении.
- Приказы о переводе сотрудников, в том числе на вторую работу.
- Приказы о предоставлении дополнительного отпуска в связи с вредными условиями труда.
- Приказы о предоставлении отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком.
- Заказы на аттестацию, переподготовку и повышение квалификации.
- Приказы о выплате заработной платы, премий и доплат за вредные условия труда.
- Разрешает заказы на выполнение работ в опасных условиях.
- Заказы на длительные командировки, в том числе за пределы страны.
- Приказы, касающиеся поездок, связанных с работой в опасных условиях.
Кадровые документы (тип II)
- Приказы, касающиеся отпусков: обычных, учебных и неоплачиваемых.
- Заказы, связанные с краткосрочными командировками.
- Официальные приказы о санкциях.
Журнал для записи рабочих заказов.
- Положения о внутренней организации труда и ее изменении.
- Утверждение штатного расписания и его обновления.
- Сокращение численности персонала.
- Приказы о назначении директоров всех уровней.
Календарь заказов для администрации и уборки.
- Заказы, непосредственно связанные с предпринимательской деятельностью.
- Заказы на планирование работы компании.
- Приказы, определяющие отчетность о работе подразделений компании.
- Распоряжения, касающиеся операционной стратегии (например, организация продаж).
- Положения, устанавливающие цели для расширения бизнеса.
Журналы заказов могут быть в бумажном или электронном формате.
Для чего необходим
Журнал регистрации приказов и распоряжений существует исключительно для того, чтобы быстро находить конкретные приказы, независимо от прошедшего времени (в пределах срока хранения документов, конечно). Например, сотруднику, который был уволен из компании десять лет назад, может понадобиться копия решения о приеме на работу или увольнении при подаче заявления о сокращении штата. Если между работником и руководством компании возникает спор, который должен решаться в суде, журнал регистрации приказов может быть использован для того, чтобы убедить суд в том, что приказ был издан своевременно (а не задним числом).
Кроме того, журнал регистрации заказов служит для административного отдела компании основой для инвентаризации документов при передаче их в архив.
Где используется
Малым и средним предприятиям (МСП) и индивидуальным предпринимателям не нужно регистрировать свои заказы. Журналы регистрации востребованы в крупных компаниях с большими потоками документов. Однако рекомендуется вести такой реестр во избежание споров с работниками.
Виды приказов
Все организационно-распорядительные документы организации можно разделить на две большие группы.
- Приказы и инструкции, касающиеся важных мероприятий; и
- Приказы сотрудникам.
Приказы по основной деятельности регламентируют рабочие процедуры в организации. Например, они устанавливают и отменяют местные подзаконные акты, назначают ответственных лиц, утверждают планы обучения, планы отпусков и т.д. Эти приказы являются постоянными файлами.
Кадровые приказы регулируют определенные трудовые действия сотрудников, такие как прием на работу и увольнение, перевод на другую должность или уход в отпуск. Приказы по личному составу имеют различные сроки хранения в зависимости от их типа. Они варьируются от пяти лет для дисциплинарных приказов до максимального срока в 75 лет для таких приказов, как принятие и увольнение.
Приказы по основной деятельности и приказы по персоналу должны вводиться в отдельные журналы. В учреждениях также обычно ведется отдельный реестр дисциплинарных приказов.
Оформление и ведение журнала
Журналы могут храниться как в печатном, так и в электронном виде. В этом случае регистрация осуществляется специальной программой, которая попадает в индекс. Некоторые программы позволяют прикреплять карты к карте.
Если журнал имеет форму, его необходимо связать. Листы календаря пронумерованы последовательно, причем на последнем листе календаря вклеено «всего ___ листов, пронумерованных и прошнурованных».
Ответственным за ведение журнала является начальник отдела контроля документации (команда основной деятельности), начальник отдела кадров (команда персонала) или кто-то другой по усмотрению организационного руководства. Цель.
Титульная страница журнала должна содержать
- Его название
- название организации; и
- Обычно «начало» и «завершение», а также предельная дата
- имя и должность ответственного регистратора.
Форма журнала
В календаре нет законодательно утвержденных форм. Развитие формы зависит от организма. Можно использовать следующие образцы приказов
Для регистрации заказа в дневнике необходимо заполнить следующие обязательные поля.
- Номер заказа,.
- раздел «Год», раздел
- дату и количество заказов, в
- название заказа,.
- «О принятии Иванова И.И. на самостоятельную работу», краткое содержание приказа, и
- Наблюдения (например, срок действия заказа).
По желанию в календарь можно добавить другие колонки. ‘Исполнитель’, ‘Отправленный’ (т.е. список лиц, на которых распространяется действие приказа и которые были уведомлены) и т.д.
Хранение
Срок хранения календаря не должен быть меньше, чем срок хранения самой команды.
При создании внутренней инвентаризации во время архивирования файла заказа в файле (подробнее в другой статье на нашем сайте, следует отметить, что записи календаря должны быть действительно проверены. Наличие заказа в физической печатной форме.
Если запись существует, но сам документ отсутствует, это также должно быть отражено в колонке «Примечания».
Ведение журнала в электронном виде
При больших объемах документов ввод заказов также может быть организован в электронном виде. Так, например, программа 1С выполняет этот процесс автоматически. Однако, как вы знаете, программа может вносить изменения, поэтому вам нужно будет регулярно распечатывать листы документов, нумеровать их, головные визы, сшивать их вместе и переносить в файл.
также можно создать календарь с помощью программы электронных таблиц, например Excel.