Образец служебной записки

Как уже упоминалось выше, основная функция меморандума — передача информации. Меморандумы также выполняют косвенную функцию, и именно благодаря этой функции меморандумы сохраняют свое значение в производственных отношениях.

Действительно, своевременное письменное заявление о конкретных фактах или конкретной информации имеет защитную функцию. Это снимает ответственность с человека, предоставляющего информацию, и возлагает ее на того, кому эта информация предоставляется.

Например, своевременный меморандум по аудиту отчета может указать на ошибки в отчете и снизить ответственность аудитора.

Составление

Меморандумы могут быть подготовлены в соответствии с правилами, изложенными в операционных процедурах компании (если в организации есть такие процедуры), или в произвольном формате. Если в организации используется электронная система делопроизводства, служебные записки могут быть написаны на бумаге или в электронном виде.

Для обеспечения регистрации служебных записок более крупные организации организуют регистрацию служебных записок не только при их отправке руководителям, но и при передаче сообщений по горизонтали от руководителя к руководителю.

Текст меморандума должен включать определенные обязательные элементы, такие как

1. имя, должность и место работы получателя, и
2. Имя, должность и место работы автора заметки, и
3. Название документа — «официальная нота», и
4. Тема заметки. ‘Дисциплинарное взыскание снято’.
5. Информация, фактически переданная получателю.
6. Рекомендуемые варианты решения проблемы в легенде (необязательно),.
7. Список приложений к меморандуму (факультативно),.
8. Дата составления и подпись редактора.

Пример как написать служебную записку

Вознесенская — главному бухгалтеру генеральному директору ООО «Сибит» Полищук А. А., Д. И.

о проведении встречи с представителем ООО «КрайВодСнаб»

Я рад сообщить Вам, что 11 мая 2022 года состоялась встреча с представителями ООО «КрайВодСнаб» в соответствии с Вашим запросом от 1 мая 2022 года.

Участники встречи: со стороны ООО «КрайВодСнаб» — коммерческий директор Романов Петр Александрович, со стороны ООО «Сибит» — начальник отдела по работе с клиентами Южного федерального округа Андреев Руслан Викторович.Целью встречи было обсуждение строительства смету и подписать контракт.

Результат встречи: участники подписали договор строительного подряда № 47/12 от 11 мая 2022 года на сумму 1, 250, 000 (1,25 млн.) рублей, согласно которому ООО «Сибит» обязуется осуществить строительство и ввод в эксплуатацию линейного объекта — водопровода, ООО «КрайВодСнаб». обязались принять проект и оплатить его расходы.

Место проведения встречи: переговорная комната в отеле City Centre. Расходы на аренду помещения и услуги общественного питания составили 12 000 (двенадцать тысяч) рублей. Документы, подтверждающие расходы, прилагаются.

В связи с вышеизложенным, мы просим возместить понесенные расходы.

1. Договор аренды конференц-зала гостиницы «Центр Сити» от 11 мая 2022 года начинается в 15:00. 7 вечера.
2. Проверка продуктов питания и напитков от 11 мая 2022 года.

13 мая 2022 года, Андреев/Р.В.

В каких случаях составляется и кем

В каждой организации сотрудники могут сообщать руководству о проблемах, выяснять условия или предлагать решения проблем, связанных с работой. Для этого используются образцы стратегий написания служебных записок. Они бывают:.

1. Отчеты. Пишется, когда сотрудник делает предложение или просит помощи в разрешении нарушения или спора с другим сотрудником.
2. Пояснительные записки. В большинстве случаев для инцидентов с негативными последствиями составляется пояснительная записка с указанием причин нарушения.
3. Подробный или информативный. Они включают анализ проблемы или рабочей концепции, выводы и рекомендации на основе полученной информации.

Поводом для их подготовки является инициатива работника или устные или письменные указания руководителя.

Требования к документу

Не существует единого формата для перечня основных бухгалтерских документов, используемых государственными органами, как определено в Приложении №. 1 Приказа Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н для подготовки данного документа, составленного в произвольном формате на чистом листе бумаги формата А4.

При необходимости эта форма может быть развита в организмах с ветвящейся структурой.

Примечание Шаблон формы содержит сведения, которые быстро направляют пользователя к содержанию, источнику, фактической дате и серийному номеру документа. Этот документ не нужно регистрировать. Однако организация может решить зарегистрировать их, например, в целях аудита.

Важные особенности и формулировки

В частности, ведение дел государственными служащими должно быть этичным. Записка со словами «Обращаю ваше внимание» не соответствует высоким этическим стандартам. Написать о нарушении производственного задания проще простого, пропустите в меморандуме фразу «обращаю ваше внимание» и сразу начинайте излагать факты и суть инцидента.

Например: «Вчера, 13 сентября 2019 года, урок был прерван по следующей причине:».

Если в вашем учреждении принят электронный документооборот, то существенной разницы в примерах способов написания заметок в электронном виде нет. Отправка письма в электронном виде требует уведомления о том, что получатель прочитал письмо.

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное образовательное учреждение дополнительного образования детско-юношеских спортивных школ, специализирующихся на работе с детьми олимпийского резерва «АЛЛЮР».

Директору государственного бюджетного образовательного учреждения для детей, специализирующегося в детско-юношеских спортивных школах на олимпийской охраняемой территории «АЛЛЮР».

02″ сентября 2020 года.

В связи с подготовкой городских соревнований по прыжкам в воду мы просим предоставить нам доступ к тренировкам команд прыжковых школ.

1. Аллюрова А. А., категория 10-А.
2. Галопов Г. Г., 9-Б класс.
3. Р. Рысев, 10-Б класс.

Инструктор по верховой езде.

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Государственное образовательное учреждение дополнительного образования детско-юношеских спортивных школ, специализирующихся на работе с детьми олимпийского резерва «АЛЛЮР».

Директору государственного бюджетного образовательного учреждения для детей, специализирующегося в детско-юношеских спортивных школах на олимпийской охраняемой территории «АЛЛЮР».

02″ сентября 2020 года.

Сообщаем вам, что сегодня, 2 сентября, лекция о вредном воздействии дыма на лошадей была прервана. Г-н Сидоров С., заведующий техническим оборудованием, не настроил вовремя проектор и поэтому не смог увидеть презентацию и слайды, наглядно демонстрирующие разрушительное воздействие одной капли никотина на среднюю лошадь.

При выяснении обстоятельств произошедшего оказалось, что Сидоров С. смотрел в курилке видеофильм о лошадях и забыл о важной лекции.

Выговор Сидорову С. С.

Инструктор по верховой езде.

Как и сколько хранить

Документы организаций, завершивших делопроизводство, помещаются в дела с различными условиями хранения в зависимости от вида и типа документа.2020 Перечень видов документов со сроками хранения из приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 с изменениями от 16 февраля 2016 года сохраняет свою силу.

Брифинги, отчеты и другие меморандумы архивируются вместе с другими документами, созданными в ходе деятельности государственного учреждения (например, переписка, справки, заявления о выдаче пропусков, заявления об утере удостоверений). Они хранятся в архиве в течение пяти лет.

Оформление

Меморандумы подчиняются требованиям формализации, которые применяются ко всем правительственным документам. Целесообразно указать их в местных нормативных документах. Они обычно соответствуют общепринятым правилам ведения учета.

• Бумага формата А4, бумага
• Шрифт TimesNewRoman 12 с одинарным пробелом,.
• Формат даты «дд. мм. гггг»,
• Положение заголовка страницы — по центру или слева, с
• Никаких неловких формулировок, ненужных словесных конструкций, эмоциональных моментов.

Зачем писать, если можно сказать?

Некоторые сотрудники считают, что служебные записки — это простая формальность и что время, потраченное на их подготовку, является пустой тратой. Однако во многих случаях петиция оказывается не только наиболее эффективным средством решения вопроса, но и абсолютно необходимым звеном в цепи требуемых доказательств. Это происходит, когда необходимо подтвердить информацию, доведенную до сведения конкретного лица.

Такая необходимость возникает, когда.

1. У компаний много подразделений, и решение вопросов в устной форме может занять больше времени, чем отправка официального документа.
2. Меморандум обеспечивает немедленное подтверждение того, что важная информация была передана своевременно.
3. Отправка документированной формы снижает часть ответственности отправителя.
4. Подтверждение времени поездок и использования личного автотранспорта сотрудников для служебных поездок.
5. Деловая переписка служит доказательством определенных корпоративных действий. Для обоснования расходов перед налоговыми органами (в случае возникновения споров).

Пример. Налоговые органы оштрафовали компанию за неуплату налогов на материальные активы (рекламные материалы). На основании служебной записки из отдела рекламы было установлено, что материал (как описано в служебной записке) использовался менее одного года и поэтому не может быть классифицирован как материальное имущество.

Примеры написания служебных записок