Лист Т-12 имеет стандартную форму и утвержден постановлением № 1 Госкомстата от 5 января 2004 г. В этом же документе утверждена форма Т-13. Разница между ними заключается в том, что T-12 предназначен для дополнения специалистом (ручным или компьютерным), а несколько более простой T-13 используется для автоматизированного контроля сотрудников системами контроля доступа.
Коммерческие организации имеют право самостоятельно разрабатывать эти формы. Это означает, что им не нужно использовать формы Т-12. Однако стандартный бланк очень полезен, так как содержит все необходимые сведения. Поэтому на практике чаще используется именно эта форма.
Для органов власти, государственных и муниципальных органов и вневедомственных учреждений существует специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, № 52н решение Министерства финансов от 30 марта 2015 года.
Для этих целей в рабочем листе отмечаются отработанные часы.
- Уточнить, сколько часов сотрудники фактически отработали, а сколько не пропустили, работая на больничном или в отпуске.
- Записи о нарушениях рабочего времени, таких как опоздания и прогулы.
Эта информация необходима для правильного расчета заработной платы и других выплат, связанных с рабочим временем сотрудника. Если в органе существует дисциплинарная система, то эти санкции также применяются на основании рабочего листа.
Рабочий лист обычно находится у сотрудника или руководителя отдела организации. Однако директор может делегировать эту обязанность сотруднику, поскольку строгих требований на этот счет не существует.
Принципы заполнения
Для каждого вида деятельности, указанного в карточке учета рабочего времени, существует два вида кодирования: алфавитное и арифметическое. Организации могут выбрать любое кодирование.
kontur. fokus — быстрое управление контрастами!
Существует также два способа сохранения рабочих листов
- Непрерывная регистрация информации. Это означает, что документ должен заполняться ежедневно на каждого сотрудника. Сюда входит отметка о том, что сотрудник появился на рабочем месте.
- Вставьте отклонение. В этом случае по умолчанию считается, что все сотрудники работают, и в рабочем листе отображаются только отклонения от нормальных условий. Это означает опоздания, прогулы и перерывы в работе. Это может быть полезно при увеличении количества часов.
Рабочий лист должен сохраняться в течение всего отчетного периода. Это означает, что записи делаются ежедневно. В целом, учет рабочего времени должен проводиться в дни расхождений.
Однако эксперты рекомендуют вводить временные данные карандашом или оставлять их в виде черновика. Причины этого следующие. Например, сотрудник Иванов сегодня не появился без предупреждения. Это должно быть введено в рабочую таблицу с кодом HH (по неизвестным причинам). Однако позже он, вероятно, объяснит причину своего отсутствия. Поэтому в кодекс необходимо внести изменения в соответствии с другими кодексами. Если вы оставите их пустыми, вам придется переделывать документацию несколько раз.
Как заполнить форму Т-12
Во-первых, необходимо заполнить первую страницу. Здесь вам необходимо внести ясность.
Во-вторых, необходимо заполнить основные части документа в соответствии со штатным расписанием. Вам нужно уточнить.
Рабочий лист должен быть подписан ответственным лицом и лицом, заполняющим его. Если ответственное лицо хранит рабочий лист, подписи должны быть поставлены в двух местах. Если это отдел компании, руководитель отдела также должен подписать лист.
Итоговый рабочий лист отправляется в бухгалтерию, где на его основе формируется платежная ведомость.
О выборе формы табеля и использовании кодов
Негосударственный сектор уже много лет имеет право использовать самостоятельные формы первичной учетной документации, включая форматы рабочих листов. Большинство работодателей продолжали эксплуатировать рабочие места, используя Т-12 или Т-13 1 1 или их собственные модификации. Например, во многих случаях в рабочий лист добавляется запись «Тип работы: основная — 0, модификация — 1, 2 и т.д.
2 (см. пример 6 для более подробной информации).
Многие HR-менеджеры могут похвастаться тем, что уже разработали собственные «корпоративные» формы, но символ (код), как правило, остается «госкомстатовским». Почему они такие прочные?
Традиционные коды понятны всем без дополнительных объяснений. Предположим, например, что в организации появился новый бухгалтер по расчету заработной платы или HR. Во сколько обойдется новичку изучение уникальных таблиц кодирования? А как быть, если табели учета рабочего времени должны быть изучены судьей во время спора о зарплате или инспектором ЕИБ, рассмотревшим жалобу работника? Дополнительные усилия по расшифровке рабочего листа не помогут добиться расположения работодателя.