Существуют различные руководства и рекомендации, касающиеся хранения документов в целом и инвентаризации в частности. Национальные нормативные акты включают: Национальные правила хранения документов (НРД).
Кроме того, компании и организации имеют свои собственные внутренние правила и положения, касающиеся ведения документации, включая хранение документов.
Опись управленческих документов
Документы в каталоге должны быть организованы в соответствии с важностью или приоритетом.
В контексте делового и организационного делопроизводства документы, переданные на временное или постоянное хранение, подлежат инвентаризации.
Опись архивных документов составляется по единой форме, утвержденной Росархивом в 2000 году 2.
Опись документов, хранящихся в личных делах работников предприятия или организации, хранится вместе с делами как их неотъемлемая часть.
Инвентаризация начинается с момента подписания трудового договора и завершается, как только в дело добавляется новый документ. В описи следует указать номер личного дела, название каждого документа и дату, когда он был выдан или добавлен в личное дело.
Изъятие документов из архива также сопровождается описью, составленной по унифицированной форме № ММ-3-06/338.
Опись приложений
Деловая переписка предполагает отправку адресату различных документов, приложенных к письму.
Функцию описи берет на себя буквенный заголовок под названием «Вложения». Если вы включаете список прикрепленных документов под заголовком ‘Attachments’, вы должны убедиться, что записи расположены в порядке иерархии документов.
Опись почтовых вложений
Документы, вложенные в почтовые отправления, регистрируются с использованием специального российского почтового бланка 107. Форма отражает
- Имя или полное имя получателя :
- наименование и количество копий каждого документа, приложенного к почтовому отправлению; и
- стоимость каждого документа, указанного отправителем, и общая стоимость всех приложенных документов.
Более подробную информацию об отправке писем с перечнем акций см. в отдельной статье на нашем сайте.
Почтовый работник подписывает и скрепляет опись подписью и почтовым штемпелем.
Как составляется опись для почты
Многие организации используют почтовые услуги для подачи налоговых деклараций в налоговые органы и другие инстанции. При отправке заполненных форм таким способом необходимо составить инвентаризационную ведомость. Она создается в двух экземплярах и может быть получена в любом почтовом отделении.
Важно: Список моделей, приведенный в приложении, утвержден законом и формой № 107.
Введите в поля следующие данные.
- Сведения о получателе
- Серийный номер изделия,.
- имя, имя
- Количество,.
- объявленная ценность.
Чтобы зафиксировать доставленный пакет и подтвердить факт отправки, почтальон прикрепляет к копии штамп, дату отправки и подпись.
Чем отличается шаблон для архива
Все перемещения персонала, активов и другие операции в хозяйственной деятельности компании документируются. Каждая форма также имеет определенный срок хранения. За время существования компании накапливается большое количество бумажной работы. Для удобства рекомендуется архивировать их для хранения.
Время от времени возникает необходимость вернуться к ранее заполненным формам. Для учета передачи документов в архив и упрощения последующего поиска создается список передаваемых документов. В отличие от почтовых форм, стандартизированных форм не существует.
Для проведения инвентаризации необходимо ввести следующую информацию
- Название организации.
- Номер по списку.
- Дата выполнения.
- Название представленной формы.
- Опорный период, на который ссылается переданный пакет.
- Срок хранения.
- Количество листов.
- Местонахождение формы.
- Реквизиты и подписи составителя списка и должностного лица, принявшего все документы.
Как правило, опись документов имеет вид таблицы, в которую заносится информация. Кроме того, может быть раздел примечаний с подробной информацией о хранении предоставленных документов.
Почему важно учитывать переданные документы
В большинстве случаев список документов составляется внутри организации. Исключение составляют формы, используемые почтовыми отделениями и пенсионными фондами.
Инвентаризация играет важную роль в управлении документами. Документы, отправленные в другие учреждения, имеют больше шансов быть потерянными, если они не зарегистрированы должным образом. Они должны быть извлечены позднее.
Нередко в списке документов из
- Персонал,.
- Бухгалтеры,.
- Правительственные чиновники.
При получении посылки ответственное лицо может сравнить каталог с фактически полученной суммой. Такой контроль упрощает учет и снижает вероятность потерь.
В общем, образец описи документов содержит таблицу, в которой указаны сведения о. В нем указывается название поданной формы, дата подачи, количество листов и другая важная информация. Создание такого списка облегчает контроль за потоком документов.
При необходимости вы можете доказать, что конкретная форма действительно была отправлена в вашу организацию. Файлы образцов можно загрузить по ссылкам ниже.
Обратите внимание, что это только начало документа. Это только начало документа. Нажмите на соответствующую ссылку, чтобы загрузить полную версию.
* Нажмите на одну из этих кнопок, чтобы помочь вам оценить полезность документа. Спасибо!
Необходимость описи
Каталог — это упорядоченная запись названий документов, содержащихся в наборе информации. В нем приводится краткое содержание документа. Важность инвентаризации документов невозможно переоценить.
Это связано с тем, что впоследствии, когда возникнет необходимость прояснить различные обстоятельства, касающиеся этих и других вопросов, неизбежно придется обращаться к письменной информации. Это можно найти в документах, которые можно найти в архивных документах. Там все упорядочено и организовано в каталог документов по временным параметрам, т.е.
по дате. Поэтому можно сделать вывод о необходимости проведения инвентаризации. Цель инвентаризации — упорядочение, систематизация, систематизация и хранение документов.