Татьяна Ильметова, эксперт по трудовому праву. Фото Юлии Бородиной.
Вашему бизнесу нужны сотрудники, и вы впервые собираетесь стать работодателем. Вы написали предложение о работе и разместили его на hh.ru или ищете подходящих кандидатов по базе резюме. Теперь пришло время узнать больше о процессе найма.
Конечно, вы можете передать ведение кадрового учета подрядчику (то же самое касается и бухгалтерии), но вы несете ответственность за соблюдение всех процедур. Это означает, что вы должны, по крайней мере, знать, как он должен выглядеть в целом. Вы также должны спросить своих сотрудников о документах, необходимых для регистрации.
Позаботьтесь о рабочем месте и охране труда
Учитывайте, где работает сотрудник и что ему необходимо для работы: оборудование, специальные инструменты, специальная одежда, специальное программное обеспечение, канцелярские принадлежности и т.д. Вы несете ответственность за то, чтобы у него было все необходимое.
Вы должны заботиться о безопасности и условиях труда на рабочем месте (Трудовой кодекс, статья 212). Обратитесь к отраслевым руководствам по охране труда и технике безопасности. Вы наверняка что-то слышали об обязательной оценке условий труда — да, она обязательна, но не сразу, а в течение года со дня выхода на работу первого сотрудника (ст.
1 ч. 1 ч. 2 ст.
17. 1 и 2 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ «Об…
Специальные оценки»).
Как работодатель, вы должны пройти специальное обучение по охране труда (статья 225 Трудового кодекса). Это можно сделать в любом аккредитованном учебном центре.
Обучение должно быть завершено в течение одного месяца после найма первого сотрудника. Однако легче организовать все необходимое для защиты вашей работы, если вы сделаете это заранее. Только после этого вы будете иметь право обучать собственный персонал по охране труда и технике безопасности. Более подробную информацию см.
Если вы передаете ведение бухгалтерского учета и отчетности на аутсорсинг, скажите, что у вас есть сотрудники. Это означает дополнительный бухгалтерский контроль, налог на доходы физических лиц и обязательные страховые взносы. Если вы ведете бухгалтерию самостоятельно, проведите опрос.
Что узнать у будущего сотрудника еще до выхода на работу
Спросите выбранного вами кандидата о следующем
1. есть ли у вас опыт работы?
Если вы впервые нанимаете потенциального сотрудника или, по крайней мере, впервые делаете официальное заявление, вам нужно будет предоставить ему бланк заявления о приеме на работу. Если его рабочая тетрадь потеряна или сильно повреждена, ему должны выдать новую.
У него есть медицинская карта?
Требуется. продавцы магазинов, работники общественного питания и лица, работающие с детьми или оказывающие персональные услуги (статьи 69 и 213 Трудового кодекса Российской Федерации, Федеральный закон «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения», статья 36)).
Поэтому сотрудников следует информировать о необходимости прохождения обязательных медицинских осмотров и получения медицинских справок. Работодатель обязан обеспечить условия проведения медицинского осмотра и оплатить его в соответствии с законодательством. Другими словами, вы обязаны его обработать (статья 213 Трудового кодекса РФ, пункт 3 статьи 34 Федерального закона «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).
3. не был ли он государственным служащим в течение последних двух лет?
Его трудовая биография расскажет вам об этом. Если нет, то лучше спросить. Если вы принимаете на работу бывших государственных служащих, вы должны сообщить им, где они работали в последний раз.
Однако существуют определенные категории государственных служащих, которые должны сначала получить одобрение компетентной комиссии на свое следующее место работы (статья 64.1 Трудового кодекса РФ). В таких случаях эта документация необходима для того, чтобы претендовать на работу по найму. То же самое относится и к бывшим муниципальным служащим.
Наем бывших гражданских служащих в нарушение этих правил чреват значительными штрафами. На индивидуальных предпринимателей может быть наложен штраф в размере от 20 000 до 50 000 рублей, на юридических лиц — от 100 000 до 500 000 рублей (ст. 19. 29 КоАП РФ).
4. есть ли у работника инвалидность?
Если да, попросите его устроиться на работу, захватив с собой справку об инвалидности и индивидуальный план реабилитации (ИПР). При такой системе в трудовом договоре должен быть указан тип занятости. Например, работники-инвалиды I и II групп имеют право на сокращенный рабочий день с полной оплатой, а всем работникам-инвалидам должен быть предоставлен ежегодный оплачиваемый удлиненный отпуск продолжительностью 30 календарных дней.
Предоставьте потенциальным работникам список документов, которые они должны представить в первый день работы (статья 65 Трудового кодекса). Вот:.
Запрашивать документы, отличные от этого списка, запрещено законом. Однако в некоторых случаях сотрудники могут предоставить дополнительные документы. Например, если вы хотите получить налоговый вычет на детей при расчете НДФЛ с заработной платы, вы должны принести свидетельство о рождении.
Вам останется только трудовая книжка, медицинские формы и справки (если требуется), копия ПЭО для инвалидов и копия бланка согласия, если работник является инвалидом. Специальная комиссия (для бывших государственных служащих, если этот документ является обязательным).
Остальное — паспортные данные, СНИЛС, документы об образовании и воинский учет — должно быть заполнено в личной карточке (подробнее об этом ниже). Однако вы не хотите сохранять копии этих документов. С точки зрения обработки персональных данных это считается «слишком много информации».
Оформление трудового договора
Согласно закону, вы не обязаны подписывать трудовой договор в первый день работы нового сотрудника. Главное — сделать это в течение трех рабочих дней после получения разрешения на работу (статья 67 Трудового кодекса РФ).
Однако рекомендуется сразу же составить договор. Это позволит вам
- Заключить срочный трудовой договор, если для этого есть основания (например, специфика работы или небольшая предпринимательская должность с небольшим количеством сотрудников — более подробная информация приведена в конце этой статьи).
- Установите испытательный срок.
Оба варианта могут быть согласованы сначала, до того, как работник получит разрешение приступить к работе (статья 58 части 3, статья 70 части 2 Трудового кодекса РФ). В противном случае считается, что трудовой договор заключен на неопределенный срок и без испытательного срока.
Убедитесь, что работник понимает местные правила. В частности, правила внутреннего трудового распорядка, правила оплаты труда и другие, относящиеся к его работе. Согласно закону, это должно быть сделано до подписания трудового договора (Трудовой кодекс, статья 68).
Если статус бизнеса очень мал и нет местных правил, достаточно трудового договора.
Еще один совет. Работодатели обычно просят новых сотрудников написать заявление в произвольной форме о том, что они не были государственными служащими в течение последних двух лет. Это не является обязательным, но может быть полезным.
Например, если сотрудник работает в администрации и забыл, что потерял свои книги, ваш запрос напомнит ему об этом факте. В любом случае, если впоследствии выяснится, что сотрудник действительно имеет опыт административной работы и не сообщил своему бывшему работодателю о своей бывшей военной службе без его ведома, этот документ будет в вашу пользу.
Где можно найти образец трудового договора? Для очень малых предприятий типовая форма трудового договора утверждена Постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 г.858 (Опубликовано с 19. 04. 2021). Эта форма также может быть использована в качестве основы для более крупных работодателей и может быть адаптирована к их особенностям.
Достаточно ли деклараций и приказов? Нет, это не так. ‘Пожалуйста, примите меня на его место…’ Заявление работника о том, что. — На практике он почти всегда используется, но это совсем не обязательный документ. В любом случае, у вас должен быть дважды подписанный трудовой договор, один экземпляр для работника и один для вас.
Согласие на обработку персональных данных. Этот документ необходим только в том случае, если вы передаете данные о сотрудниках третьим лицам (налоговые органы, ПФР и ФСС не рассматриваются!). Например, если вы передаете расчет и отправку платежных ведомостей бухгалтеру и должны платить через банк, или если вы передаете свой отдел кадров подрядчику.
Контракты с полной ответственностью. Это требуется в тех случаях, когда сотрудники непосредственно работают с деньгами, товарами или другим имуществом (Трудовой кодекс, статья 244). Например, такие соглашения подписываются с кассирами, продавцами и всеми, кто получает и перечисляет платежи.
Перечень этих должностей и задач был утвержден постановлением Министерства труда и социального развития от 31 декабря 2002 года.85. Существует также типовой контракт, который размещен на сайте Министерства труда и социального развития (статья 245 Трудового кодекса).
Весь процесс был объединен в систему.
Что еще нужно сделать
Создается новый приказ о приеме на работу. Затем он представляется работнику на подпись в течение трех дней после фактического начала работы. Даже очень малые предприятия нуждаются в заказах.
Использование формы № Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата № 1 от 1 мая 2004 г. В целом, практически все кадровые процедуры могут быть разработаны с использованием данного образца законодательства.
Вводный инструктаж по охране труда и технике безопасности. И это обязательно — до того, как сотрудник начнет работать. Он также должен быть записан, переплетен и пронумерован в специальном календаре обучения (Трудовой кодекс, § 212). Отсутствие такого файла означает, что обновления не производились.
Формат входного учебного календаря указан в ГОСТ 12. 0. 004-2015. Его можно приобрести в магазинах канцелярских товаров.
Вы можете пройти вводный курс самостоятельно, но только при наличии сертификата из аккредитованного центра о том, что вы прошли обучение и проверку знаний по охране труда в качестве руководителя. Предприниматели получают эту подготовку в форме дальнейшего обучения в профессиональном учебном заведении.
Получите справочник для сотрудников. Этот документ обязателен для всех, включая очень малые предприятия. Форму также можно найти в Постановлении № 1 Национальной статистической комиссии от 5 января 2004 г.
Карточки Т-2 выдаются только в бумажном виде и содержат информацию о работнике (паспортные данные, данные об образовании, адрес и т.д.). Работник должен знать раздел 2 билета под роспись.
Сделайте запись в рабочей книге. Если у работника его нет, создайте запись о приеме на работу в трудовой книжке. Это должно быть сделано на шестой рабочий день (статья 66 Трудового кодекса РФ).
Исключение составляют работники, занятые неполный рабочий день. Их трудовые книжки хранятся по основному месту работы работодателя. Если в трудовой книжке нет места для записи, запись должна быть сделана.
Процедура регистрации изложена в директиве, утвержденной постановлением Министерства труда от 10 октября 2003 года № 69.
Также необходимо завести журнал учета трудовых книжек работников, в котором должны быть сделаны записи, касающиеся трудовой книжки работника. Регистрация также происходит в разделе 3 личной карточки Т-2, о чем работник должен поставить свою подпись.
В противном случае после увольнения он может заявить, что вы хранили его трудовую книжку и не вернули ее ему при увольнении. Если у вас нет необходимых записей и книги переноса трудовых книжек с подписью работника на Т-2, вы не сможете доказать обратное. В таких случаях не может быть наложен только административный штраф.
Бывший работник может потребовать невыплаченную заработную плату за период с даты увольнения до даты выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).
Куда сообщить о работнике
на прежнем месте работы (только для бывших военнослужащих). Это необходимо сделать в течение 10 дней после подписания трудового договора. Порядок уведомления утвержден Постановлением Правительства РФ № 29 от 21. 01. 2015 года.
В военные комиссии. Относится только к трудоустройству лиц, подлежащих воинскому учету. Уведомление должно быть сделано в течение двух недель с момента приема работника на работу (статья 32 Положения о воинском учете, утвержденного Указом № 719 от 27 ноября 2006 года).
Штрафы за нарушение этой обязанности составляют от 1000 до 3000 рублей (статья 21.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).
Подайте форму СЗВВ-М в Пенсионный фонд. Вы должны сделать это до 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором вы приняли человека на работу, и каждый последующий месяц (Федеральный закон от 1 апреля 1996 года, статья 11, § 2. 2, статья № 27-ФЗ «Учет в системе (индивидуального) обязательного пенсионного страхования в отношении физических лиц»).
Зарегистрироваться в ФСС (только для индивидуальных предпринимателей). Вы должны зарегистрироваться в Фонде социального страхования в течение 30 дней после заключения трудового договора с первым работником (п. 8 приказа, утвержденного постановлением Министерства труда и социального страхования от 29.
04. 16 № 202н). Если вы являетесь владельцем юридического лица, то такого обязательства нет.
Страховые взносы за работников (как пенсионные, так и обязательного социального страхования) необходимо уплачивать в налоговую инспекцию, а также представлять туда специальный отчет, как и подоходный налог с заработной платы работника.
На первый взгляд, это может показаться сложной задачей, но это вопрос знакомства. Со следующим сотрудником все становится проще!