Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Нужно ли мне вести дневник трудового договора? Закон не требует этого напрямую.

Однако в этой статье объясняется, почему без дневника не обойтись.

• Позволяет подтвердить заключение трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним, как для внутренних целей, так и в случае судебных споров.
• Он позволяет вести учет документов, хранящихся в архивах компании.
• Бухгалтерская книга очень полезна для производства всех видов сертификатов, так как все детали контрактов могут быть внесены в бухгалтерскую книгу. На их основе также можно создавать различные статистические отчеты.

Разрешается вести дневник в любой форме. Обычно этим занимается сотрудник отдела кадров. Доступны как бумажные, так и электронные версии. На практике этот реестр обновляется ежегодно, но один реестр может храниться несколько лет, если договоров меньше.

Чтобы выбрать формат журнала, необходимо определить цель документа. Если документ будет использоваться только в информационных целях. Для контроля за действием трудового договора достаточно электронного журнала.

Если работодатель использует его для доказательства выдачи документа работнику в суде, при рассмотрении трудового спора или в ходе проверки, рекомендуется хранить бумажную копию. В этом случае ежедневник должен быть оформлен в соответствии с офисными стандартами — он должен быть переплетен, пронумерован и заверен подписью руководителя компании.

Правила ведения журнала

Дневник можно поместить в обычную тетрадь (с твердой обложкой) с колонками.

Титульный лист должен содержать название документа и дату начала работы. На следующих страницах представлена информация о лице, ответственном за хранение документа. Например

• В порядке убывания.
• F. Фамилия ответственного лица
• Позиция, ф.
• Продолжительность, ф.
• Документ обоснования,.
• Подпись ответственного лица.

Важно: Кроме того, все страницы журнала должны быть пронумерованы.

Дополнительные сведения по этой теме см. в разделе КонсультантПлюс. Бесплатный двухдневный пробный доступ к системе.

Важно: Срок полезного использования этих документов, созданных до 1 января 2003 года, составляет 75 лет, а после — 50 лет (с. 463… в списке стандартных контролируемых документов. , утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236).

Около 11 колонок для ввода информации. Образец журнала регистрации трудовых договоров должен содержать следующую информацию

Обязателен ли журнал учета дополнительных соглашений

Помимо основных договоров, кадровая служба также ведет учет всех дополнительных договоров с сотрудниками. Они регистрируются в отдельном реестре, хотя не всегда вносятся в реестр персонала. Дополнительные соглашения подписываются сторонами, если

• изменение статуса или условий занятости, и
• условия вознаграждения пересматриваются, и
• происходит перевод на другую должность или ее переименование, и
• регистрируется изменение наименования организационного или структурного подразделения, и
• изменения, вносимые в персональные данные, и
• происходит временная передача или временный обмен, и
• сокращение испытательного срока и т.д.

Правила управления персоналом не предусматривают внесение новой дополнительной информации в текст трудового договора. Все изменения оформляются индивидуальными контрактами. Они являются неотъемлемой частью основной части трудового договора.

• Они заключаются в письменной форме и
• составленный из двух частей, и
• описанные в одном регистре или отдельных регистрах.

Крупные организации ведут отдельные записи — дневник трудового договора и дневник дополнительного договора — для ведения подробных записей и быстрого поиска необходимой информации. Дополнительный контракт полностью завершен, когда в реестре сделана соответствующая запись.

Дневники имеют юридическую силу и защищают работодателей и работников от незаконных односторонних изменений договора, при условии соблюдения целостности правил и ввода данных.

Эксперты КонсультантПлюс организовали реестр и журнал регистрации вариантов для HR-отделов. Используйте эти процедуры бесплатно.

В каком виде вести — электронном или бумажном

Решение о совместном или раздельном хранении записей принимается руководителем и оформляется приказом. Как правило, формы используются одновременно в следующих двух формах.

• Электроника,.
• На бумаге.

Формат реестра для регистрации (как для совместной, так и для индивидуальной регистрации сведений о трудовых договорах и дополнительных соглашениях к ним) не регулируется специальными НЛП и законодательством. Работодатели самостоятельно создают, дополняют или изменяют формат и структуру документа.

Это позволяет им учитывать организационные детали, выполнять бухгалтерские функции и использовать постраничные, сшитые и заверенные реестры для чеков и разниц. Вы можете приобрести журналы регистрации трудовых договоров в специализированных магазинах, но во многих случаях они выпускаются в электронном виде, распечатываются и сшиваются до того, как их действительно используют в целях учета.

Эксперты КонсультантПлюс проанализировали основные документы, которые должны быть в отделе кадров. Используйте эти процедуры бесплатно.

Структура и правила заполнения

Как совместные, так и индивидуальные бухгалтерские книги имеют практически одинаковую титульную страницу, за исключением названия. Титульный лист содержит следующую информацию

• Название организации, название
• Название бухгалтерской книги, имя
• Интервал технического обслуживания — начало и конец
• имя и должность лица, ответственного за ведение учета.

Пример журнала регистрации договоров на оказание услуг (включая раздел о дополнительных договорах), когда выбран вариант совместного учета, показан ниже.

Напоминание об основных правилах создания и ведения журналов дополнительных договоров :

• Все файлы пронумерованы и
• номер договора, в который необходимо внести изменения, дата подписания договора и данные сотрудника, подписавшего договор
• Запишите дату и номер дополнительного договора, а также номер пункта, в который вносятся изменения.
• В случае индивидуальных регистраций, предусмотрите графу для записи подробностей о дополнениях и изменениях
• Регистрируются реквизиты документов, выданных по заключенному договору.

В случае индивидуальной регистрации графы бланка изменяются следующим образом

Сколько хранят регистр

Срок хранения договора и поправок к нему следующий

• 50 лет — для документов, оформленных с 1 января 2003 года
• 75 лет — до 1 января 2003 года.

За этот же период сохраняются дневники. Порядок регламентируется статьями 435, 463 перечня, утвержденного приказом Росалхива № 236 от 20 декабря 2019 года.

В 1987 году он окончил Тверской государственный университет (тогда называвшийся Калининским университетом) по специальности «Экономика труда». Она имеет степень доктора экономических наук (ее специализация — экономика и управление народным хозяйством).

Как оформить?

Календари могут вестись в электронном или печатном виде, в идеале — в сочетании того и другого (бланки легче подписывать и они не требуют большой электронной работы, но их сложнее заполнять и обрабатывать).

Их можно купить в специальных формах или составить самостоятельно. Правила ведения журналов должны быть утверждены локальными нормативными актами компании.

Ответственность за соблюдение реестра должна быть утверждена исполнительным указом.

Законодательно установленной стандартной формы не существует, но реестр должен быть подготовлен в соответствии со стандартными правилами. Документ состоит из двух частей: титульного листа (обложка) и места, где располагаются таблицы (основная часть).

Титульный лист должен содержать название организации, название созданного журнала, место создания, имя и должность руководителя документа. Поскольку ответственное лицо может меняться несколько раз до истечения срока действия журнала, рекомендуется увеличить номер в списке имен.

Табличная часть состоит из столбцов, содержащих следующие данные.

• Регистрационный номер трудового договора, номер
• дата подписания и дата самого трудового договора, а также
• ФИО работника и его должность
• Структурное подразделение, в котором работает сотрудник
• Срок действия контракта, срок действия
• Характер деятельности, которая будет осуществляться; и
• наличие дополнительных контрактов.

Для наблюдений предусмотрена отдельная колонка.

Внесение изменений в реестр не допускается — запись делается только в случае увольнения работника с работы, перевода на другую должность (перевод в другую подкатегорию) или изменения условий труда.

Когда календарь заканчивается, он заверяется подписью и печатью начальника. Затем документ переплетается, запечатывается и хранится неограниченное время в деле.

Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений: общие характеристики ТК РФ

В отделе кадров используйте календарь для регистрации трудовых договоров и добавления договоров с сотрудниками. В результате регистрации каждому договору присваивается идентификационный номер.

Работодатели не обязаны вести такие записи, но на практике большинство отделов кадров ведут их. С их помощью работа отдела кадров значительно упрощается, так как при упорядоченном расположении документов гораздо легче найти информацию о том или ином документе. Каждый документ имеет свой номер и печатается на календаре.

Закон не устанавливает каких-либо конкретных требований к формату календаря. Каждая компания вправе создать собственную форму календаря, утвержденную местными нормативными актами.

Вы можете создавать собственные календари договоров и соглашений. В этом могут помочь образцы, разработанные нашими специалистами.

Какие графы должны быть включены в журнал регистрации

Кроме того, рекомендуется предусмотреть специальный раздел, содержащий сведения об ответственных лицах.

Обратите внимание! Для записи основных обязанностей сотрудника должен быть заключен отдельный документ. Для того чтобы правильно склеить эти документы, требуются специальные формы.

Совет от экспертов! В дополнение к календарю занятости рекомендуется заполнить отдельную регистрационную форму. В этой форме договоры о материальной ответственности учитываются в отдельном порядке.

Ведение и внесение записей в журнал регистрации: как это происходит на практике?

Как уже говорилось выше, ведение календаря зависит от работодателя. Однако если в компании есть такой реестр, то в большинстве случаев его ведет менеджер по персоналу. Возможно, эти задачи можно возложить на бухгалтера.

Ниже приведены некоторые инструкции по правильному заполнению календаря.

Первый шаг: сначала блокнот нужно сшить. Прежде всего, на этапе подготовки погладьте все страницы для создания надписи. Для этого используйте прочную нить.

Она должна проходить через существующие отверстия, начиная с задней части, затем вверх и обратно к центральному отверстию. Конец нити, выведенной на изнанку, следует завязать узлом и накинуть петлю на нить, идущую от нижнего отверстия.

Возможно, вы тоже найдете это интересным: концы ниток нужно завязать узлом и накинуть петлю на нить, идущую от нижнего отверстия.

Шаг 2: Сшитый календарь нужно подписать на обороте. Используя квадратную полоску, приклейте оставшийся край нити к последней странице. На этой полоске напишите следующее.

Календарь содержит 32 листа, сложенных в стопку, пронумерованных и запечатанных. Регистр должен быть авторизован уполномоченным сотрудником или руководителем (см. его/ее должность, имя, дату и подпись).

На бумажной полоске имеется штамп. Важно, чтобы часть печати располагалась на пленке, а другая часть закрывала лист календаря.

Шаг 3: Введите записи в хронологическом порядке. Теперь календарь готов к использованию. Важно соблюдать хронологический порядок при регистрации договоров.

Сколько нужно хранить журнал регистрации?

В процессе своей деятельности каждая компания ведет многочисленные журналы и журналы учета. Все они обычно используются для записи и структурирования

• документы (например, личные дела сотрудников, трудовые договоры); и
• События (проверки, проводимые с одной или другой стороны), и
• мероприятия (выдача сертификатов, ознакомление сотрудников с локальными актами компании).

Календарь значительно облегчает поиск информации, анализ событий и т.д. Например, дату последней проверки CBC можно найти в календаре.