Регистрация документа — это процесс регистрации создания или получения документа путем присвоения уникального регистрационного номера документа (признака документа) и записи информации о нем в журнальной записи. Это самый важный этап управления документами.
Как видно из определения, регистрация сначала придает документу юридическую силу, поскольку устанавливает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, его как бы не существует, поскольку он не получил свой номер и не был создан. Например, приказы, прокламации и т.д.
Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение не несет ответственности, так как факт получения не проверяется.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, оформления и использования в целях отчетности (например, административные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские и финансовые), создаваемые и используемые внутри организации, направляемые в другие организации, получаемые от вышестоящих, нижестоящих и других организаций и лиц. Регистрации подлежат как традиционно набранные (рукописные) документы, так и документы, созданные с помощью компьютерных технологий.
Если зарегистрированный документ передается в другое подразделение, он не будет повторно зарегистрирован.
Документы группируются и перечисляются в соответствии с типом документа, автором и содержанием. Например, приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по личному составу, приказы руководителей вышестоящих организаций по основной деятельности, решения правления вышестоящих организаций, управление бюджетом акта и финансовой деятельностью, финансовые отчеты, деловые отчеты, акты, представляющие результаты научных исследований, планы работы нижестоящих организаций, заявки на закупки и т.д. Перечислены отдельно.
Регистрационные номера присваиваются документам в пределах зарегистрированной группы.
В небольших службах, в бизнесе, все документы регистрируются централизованно секретарем. В ведомственных организациях архивирование внутренних документов децентрализовано в бухгалтерии, отделах кадров и офисных службах. При этом внутренние документы должны быть зарегистрированы в день подписания или утверждения, получены — в день получения, отправлены — в день отправки.
Следующие виды документов не регистрируются службой делопроизводства
Понятие и цель регистрации документов
Регистрация документа — это запись файла документа в установленной форме, фиксация события его создания, отправки или получения в день даты и регистрационного индекса, а затем запись в форме. Регистрация необходимой информации о документе.
Регистрация документов является важной частью организационной структуры, оснащенной документами.
Основная цель регистрации — придать документу юридическую силу. Кроме того, регистрация дает возможность поиска документов, используемых в деятельности по учету, контролю и управлению фондами. После того как правила регистрации соблюдены, сотрудники офиса быстро выясняют, на каком этапе работы находится документ.
Регистрация документов важна еще и потому, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) отражает факт его создания, передачи и получения, тем самым придавая юридическую силу документу и организации, для которой он был создан. . В качестве альтернативы, документ становится ответственным
Регистрируемые и нерегистрируемые документы
Все документы, требующие учета, оформления и использования в справочных целях, такие как (административные, отчетные, бухгалтерские, статистические, финансовые и т.д.) (административные, отчетные, бухгалтерские, статистические, финансовые и т.д.), создаваемые внутри организации и передаваемые другим организациям: вышестоящие, нижестоящие, нижепоименованные. Другие организации и физические лица (гражданские требования) подлежат регистрации.
Все документы регистрируются независимо от того, как они были созданы. Это касается как традиционно набранных документов, так и документов, созданных с помощью современных IT-технологий.
Существуют определенные категории документов, которые не могут быть зарегистрированы. Файловая служба должна создать отдельный список этих документов и приложить его к процедуре ведения файлов.
При составлении списка незарегистрированных документов следует знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако некоторые входящие документы не регистрируются в ГРЦ, а регистрируются в структурных подразделениях, которые передаются на исполнение. Например, финансовые и бухгалтерские документы регистрируются в отделе бухгалтерии, документы по программированию — в отделе программирования и т.д.
Это означает, что в список незарегистрированных документов входят документы, которые не были зарегистрированы ОУМ или регистратором. Однако на практике некоторые организации также регистрируют документы, направленные в бухгалтерию, плановый отдел и отдел закупок. Этот факт должен быть зафиксирован в руководстве по делопроизводству.
Такая регистрация позволяет создать единый банк данных документов организации, но это увеличивает нагрузку на сотрудников службы DMS.
Особенности регистрации документов в организации
Основной принцип подачи документов заключается в том, что документы необходимо подавать только один раз. Это означает, что документ должен быть зарегистрирован один раз. Поступившие документы регистрируются в день их получения, а внутренние и переданные документы — в день их подписания или утверждения.
Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, он не перерегистрируется.
В крупных организациях регистрация документов в основном децентрализована и происходит по месту их создания и исполнения.
Например, документы, определяющие деятельность организации, связанную с логистикой, регистрируются в отделах (подразделениях) снабжения, протоколы, постановления (решения) правления, распорядительные документы, связанные с основной деятельностью, письма руководству, ответы на них — в кабинетах сотрудников. В таких случаях местонахождение документов должно быть указано в распоряжении по делопроизводству. В небольших организациях регистрация происходит в офисе секретаря; там, где нет офиса секретаря, все документы регистрируются секретарем.
Листинг происходит в группах в соответствии с типом документа, автором и названием содержания. Например, приказы вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности, приказы по персоналу, созданному в организации, акты контроля финансово-хозяйственной деятельности, табелирование счетов, заявки на закупки и т.д. Они должны быть указаны отдельно.
Регистрационный номер присваивается каждой группе документов в течение календарного года.
Секретарь должен знать детали реестра организационных документов, номенклатуру дел и общие документы.
Известно, что организационные документы включают в себя структурные подразделения, должностные инструкции, директивы, а также правила и положения, относящиеся к регламентам, созданным в организации. Все вышеперечисленные документы изготавливаются на общем бланке с указанием порядкового номера (регистрационного номера) изготовленного документа после даты.
Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно
Если организация отправляет или получает факсы, рекомендуется регистрировать их в журнале отправленных/полученных факсов, независимо от названия типа документа.
Указатель зарегистрированных документов содержит порядковый номер регистрации и может быть дополнен указателем дел по номенклатуре дел, соответствующим классификаторам, исполнителям и т.д., исходя из цели поиска документов в организации. Организация может самостоятельно определять составные части указателя документов и порядок их расположения.
Составные части индекса можно расположить в следующем порядке
Регистрационные номера
Индекс в соответствии с номенклатурой дел, и
в зависимости от используемого классификатора.
Регистрационные номера разных организаций разделяются вертикальными символами, даже для документов, созданных совместно двумя или более организациями.
Гражданские заявления регистрируются путем включения в номер ссылки первой буквы имени заявителя.
Формы регистрации документов
В настоящее время существует три метода регистрации
Журнальная регистрация
Запись в журнале подходит для небольшого количества обрабатываемых документов (500-600 документов в год или 15-20 документов в день). Он характеризуется тем, что информация о документах записывается в хронологическом порядке.
Реестр представляет собой бухгалтерскую книгу, в которой каждая страница разделена на колонки, содержащие информацию о зарегистрированных документах. Количество коробок определяется организацией.