Порядок заполнения трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).
Любые регистрации, сделанные до 1 сентября 2021 года, подлежат
- Постановление Правительства Российской Федерации № 225 «О трудовой книжке» (далее: Положение, Постановление № 225), Постановление № 225 «О трудовой книжке».
- Директива о создании регистра трудовых книжек, утвержденная Решением №. 69 Министерства социального развития («Директива»).
В сентябре были отменены Постановление и Директива, действовавшие с 2003 года.
Заявки, поданные после 1 сентября 2021 года, будут
- Порядок ведения и архивирования журналов учета работы, утвержденный приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н; и
- 320н, форма трудовой книжки утверждена приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г.
Ответственные должностные лица должны руководствоваться иерархией законов и нормативных актов. Если другие акты противоречат российскому трудовому законодательству, они не должны применяться. В вышеуказанных случаях приказ (и последующие трудовые книжки) должны быть сформулированы в соответствии с Кодексом.
В 2021 финансовом году только те сотрудники, которые отказались от массового перехода на «электронный дневник» (электронное ведение учета), обязаны заводить бумажный дневник.
Одновременно с заведением трудовой книжки работодатель должен получить от работника заявление на бланке, в который заносится трудовая книжка. Работники имеют право выбора между трудовыми книжками на печатной основе и электронными записями в трудовой книжке (часть 1 статьи 66 Трудового кодекса РФ в редакции Закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ).
Положения Трудового кодекса Российской Федерации о ведении трудовых книжек в электронном виде»).
Вот несколько основных правил, которые побуждают менеджеров по персоналу заполнять трудовую книжку
- создается трудовая книжка для всех, кто проработал в компании не менее пяти дней, и
- регистрация требуется в течение семи дней.
- При регистрации необходимо использовать арабские цифры.
- Они могут быть написаны черным, синим или фиолетовым цветом.
- Пропуски и исправления запрещены (исправления допускаются только в соответствии с пунктом 27 Правил). 27 Правил и только в разделах «Информация о заданиях» и «Информация о наградах»).
- Каждая запись имеет серийный номер.
Электронная информация о трудовой деятельности («электронные трудовые книжки») должна формироваться в виде отчетов в ПФР по новой форме СЗВ-ТД (подается ежемесячно). Отныне невозможно будет вести только бумажный учет персонала; использование какого-либо программного обеспечения будет обязательным.
Как заполнять разделы трудовой книжки: пример заполнения
Формат документа до 1 сентября 2021 года утвержден Указом № 225 — см. статью Процесс приобретения, хранения и заполнения бланков трудовой книжки (Нюанс) для получения информации о том, где получить бланки. Таким образом, трудовой регистр состоит из различных разделов, которые помогают идентифицировать работников и информируют об их профессии, квалификации, стаже работы и полученных наградах.
Эти разделы включают.
- Конфиденциальность,.
- Информация о трудовой деятельности; и
- информация о премиях (кроме бонусов);
В дополнение к общим правилам, перечисленным выше, законодатель разработал специальные правила для каждого раздела. Эти вопросы рассматриваются ниже.
Ниже приведен пример правильного заполнения трудовой книжки до 1 сентября 2021 года: Пример заполнения трудовой книжки.
Пример правильного заполнения трудовой книжки после 1 сентября 2021 года приведен по ссылке: пример внесения изменений в трудовую книжку в связи с изменением фамилии с 1 сентября 2021 года.
Как заполняется титульный лист трудовой
Информация о сотрудниках должна быть включена на титульный лист документа. Согласно статье 2 директивы, менеджер по персоналу должен ввести следующее
- личные данные работника, указанные в паспорте без сокращений; и
- информация об обучении, если у работника есть соответствующие документы; и
- название профессии, по которой данное лицо, как ожидается, будет работать в компании; и
- дата завершения работы над документом.
Все записи должны быть заверены подписями работника и сотрудника отдела кадров, а также печатью организации (при наличии). Титульный лист заполняется на первом месте работы человека.
Если личные данные сотрудника меняются, отдел кадров может удалить данные в строке и ввести новые данные. Для этого работник должен предоставить официальные документы, подтверждающие изменение персональных данных, а менеджер по персоналу должен заполнить информацию в этих документах внутри лицевой стороны обложки трудовой книжки. Подробнее о том, как изменить фамилию в книге, читайте в статье «Изменение фамилии в книге — примеры».
При необходимости работодатель может разместить голограмму на титульном листе. Расположение голограмм, размещенных в тетрадях статей — образец целевого использования.
Как правильно оформляется раздел «Сведения о работе»
HR-менеджеры должны знать, как правильно вести журнал регистрации вакансий, включая раздел, в который вносится информация о вакансии.
Нужно ли вам нанимать кого-то? Если да, то сотрудники HR должны соблюдать статью 3 директивы.3 Директивы и записи в серийном журнале учета работы:.
- Официальное название и аббревиатура организации
- Название услуги, для которой заинтересованное лицо подает заявление о приеме на работу
- название профессии, в которой работает сотрудник; и
- Дата приема сотрудника на работу.
Если человек успешно справляется с работой и получает новое звание или звания, это должно быть записано в его трудовой книжке.
Под серийным номером менеджер по персоналу записывает следующую информацию
- Информация о присвоении работнику более высокого разряда или категории; и
- информация о дополнительных профессиях или квалификациях работника.
Когда трудовые отношения заканчиваются и приходит время отпускать работника, работодатель должен сделать соответствующую запись об увольнении в соответствии с требованиями пункта 5 Директивы. 5 Директивы.
Для этого в разделе «Информация о задании» под соответствующим серийным номером необходимо ввести следующую информацию
- Причина прекращения трудовых отношений
- Дата прекращения трудовых отношений
- Название, номер и дата решения работодателя, на основании которого было произведено увольнение.
Важно: Информация в документе должна быть точной, а формулировки — соответствовать трудовому законодательству. Все заявки должны быть заверены печатью компании (если таковая имеется) и подписью руководителя компании.
Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»
Еще одна важная часть трудовой книжки содержит информацию о наградах, полученных сотрудниками во время работы. Согласно статье 4 Директивы, информация должна предоставляться в следующих форматах
- регистрационный номер, номер
- название организации
- информация о награде; и
- информация о том, какой сотрудник получил награду; и
- информация о правах, предоставленных этому лицу; и
- ссылка на документ, на основании которого был осуществлен перевод.
Менеджер по персоналу должен внимательно и точно заполнить этот раздел. Это связано с тем, что информация о награде повлияет на карьеру сотрудника и предоставит возможности для дальнейшего трудоустройства.
Как оформить в трудовой книжке особые случаи
Некоторые трудовые отношения регистрируются особым образом в Регистре занятости. К ним относится вторичная занятость. Согласно пункту 3.1 Положения, трудовая книжка должна вестись по основному месту работы работодателя.
Однако человек, имеющий другую работу, может попросить отдел кадров внести дополнительную информацию в трудовую книжку. Для этого достаточно предоставить доказательства выполнения дополнительной работы. Например, в качестве доказательства вы можете предоставить трудовой договор с другой организацией.
Очень часто люди переходят на другую работу. Эти изменения в трудовых отношениях также должны быть зарегистрированы в трудовой книжке. Для этого необходимо предоставить следующую информацию
- регистрационный номер, номер
- дата передачи, ,
- Информация о дорожном движении, и
- название нового отдела или должности.
- Информация о порядке перевода работника.
Если трудовая книжка утеряна, работник может получить ее копию. Оно должно быть выдано по адресу компании, где человек работал в последний раз. Чтобы правильно забрать трудовую книжку, необходимо собрать документы, подтверждающие факт трудоустройства.
Например, приказы о приеме на работу, трудовые договоры и т.д. Если собрать такие документы не представляется возможным, факт работы устанавливается по решению суда. Подробнее см.
статью Заполнение образцов трудовых дубликатов трудовых книжек.
Электронная трудовая книжка приводит к тому, что печатная версия с копией больше не требуется. Почему; читайте здесь.