Как написать докладную

Как уже упоминалось выше, меморандум о взаимопонимании составляется, когда сотрудник уличен в нарушении кодекса поведения. Это может касаться правил внутреннего трудового распорядка работодателя, правил охраны труда и техники безопасности или других местных нормативных актов. Процедура выдачи разрешения на нарушение объясняется в отдельном документе (Закон о трудовой дисциплине).

Все распоряжения руководителей должны иметь причину и обоснование: первое относится к ссылке на документ или закон, второе — к объяснению фактических причин решения. В качестве обоснования служит докладная записка вместе с отчетом, подготовленным в соответствии со всеми правилами.

Кто пишет официальную бумагу

Автором записки является тот же человек, который обнаружил нарушение и написал записку. Теоретически, это может быть сотрудник компании, который вовремя проявляет бдительность. В любом случае, сотрудник должен обладать навыками работы с документом, чтобы избежать серьезных ошибок при составлении меморандума.

Отличие от иных видов записок

Меморандумы часто путают со служебными записками и объяснительными записками. Эти два понятия следует четко различать по следующим причинам.

• Во-первых, легенда всегда вертикальна. В этом заключается разница между меморандумом и пояснительной запиской.
• Во-вторых, меморандум составляется исключительно на основании нарушения трудового законодательства, и
• В-третьих, меморандум может быть составлен любым сотрудником компании, в то время как пояснительная записка может быть составлена только нарушителем.
• В-четвертых, в отличие от пояснительных записок, меморандумы не являются существенным элементом внутреннего документооборота. Как правило, работодатель не имеет права налагать дисциплинарные взыскания на подчиненных без получения от них объяснений.

Форма документа

Поскольку меморандумы не являются одним из основных документов, регулирующих трудовые правоотношения, государственные органы не предъявляют требований к их форме и содержанию, за исключением общих случаев. Меморандумы о взаимопонимании всегда пишутся в свободной форме. Для общих требований применяются следующие пункты

• стиль делового языка, и
• Подробные сведения о написании (дата, место), о
• отправитель и получатель документа
• Подпись автора меморандума, и
• расшифровка подписи.

Официальные документы могут быть составлены одним из двух обычных способов: написаны от руки синими или черными чернилами или набраны с помощью компьютера. Обе версии имеют одинаковую окончательную юридическую силу, если они подписаны автором. Документ обычно создается на чистом листе бумаги формата A4 или A5.

Обратите внимание, что меморандумы должны быть распечатаны на принтере, даже в компьютерном варианте, поскольку в обоих случаях они должны быть подписаны непосредственно работником.

Объясняем, как правильно написать записку

Структурно служебная записка состоит из трех компонентов: реквизиты, тема и собственноручная подпись сотрудника. Каждому из них следует уделить пристальное внимание.

Первый шаг — это организация деталей. В правом верхнем углу документа напишите, кто и кому должен представить служебную записку. В случае гранта напишите имя руководителя и его/ее должность в компании согласно штатному расписанию.

Те же данные появляются чуть ниже, но уже для заявителя. Следующий шаг — указать уникальный номер документа, дату (день, месяц, год) и место составления (город).

Ниже начинается основная часть документа, где следует кратко описать инцидент. Затем порекомендуйте руководителю принять меры в отношении нарушителя и переходите к подписанию. После того как все вышеперечисленные пункты зафиксированы на бумаге, меморандум подписывается редактором.

К меморандуму также должна быть приложена копия соответствующего сертификата.

Образец.

В 10.30 утра 9 сентября 2024 года (через два с половиной часа после начала работы) самый молодой сотрудник, Н. Ватов, был найден пьяным и спящим на своем рабочем месте. Ватов отказался объяснить свое поведение или подписать протокол. Работник скрылся из помещения.

Я предлагаю отстранить г-на Ватова от работы на три дня и применить дисциплинарное взыскание в виде увольнения.

Виды докладных записок

Меморандумы о взаимопонимании можно охарактеризовать как строго иерархические документы, поскольку они всегда направляются подчиненными своим непосредственным руководителям. Исключение составляют случаи, когда работник хочет сообщить о неправомерных действиях руководителя в вышестоящую инстанцию.

В служебной записке всегда указывается имя лица, против которого необходимо принять меры. Отчетность перед руководителями может принимать различные формы.

Внутренние и внешние. К внутренним относятся документы, направляемые на все уровни управления в компании. Внешние — это служебные записки, отправленные в другую организацию. Например, строительная компания является членом саморегулируемой организации (СРО) и может быть уведомлена о любых нарушениях, обнаруженных в компании.

Положительные и отрицательные стороны. Образцы отчетов для руководителей также могут носить позитивный характер. Например, в нем можно упомянуть о выдающихся результатах выполнения плана и предложить поощрить наиболее активных сотрудников.

Негатив сообщает о неприятных событиях в организации. Например, кто-то в группе не справился со своими обязанностями.

Информативность. Они могут свидетельствовать о завершении этапа работы, предлагать новые идеи для внедрения в производственный процесс, указывать на завершение проекта или срок выполнения нового заказа.

Для быстрой передачи информации о различных инцидентах руководству можно использовать инструмент электронного документооборота HR (EDMS). Эта услуга позволяет вам

Примите различные шаблоны форм отчетов для разных ситуаций — сотрудники могут быстро выбрать шаблон, заполнить его и отправить своему руководителю.

Ускорить регистрацию отчетов у руководителей — как только документ заполнен и загружен в KEDO, он попадает к получателю.

Упрощение поиска документов — используя фильтры сервиса, вы сможете найти нужный отчет за считанные секунды.

Организуйте хранение документов — услуга KEDO позволяет собрать всю информацию в одном месте.

Как правильно написать докладную на работника или руководителя?

Как правило, текст меморандума должен быть оформлен следующим образом.

Во-первых, предоставляется информация о получателе и авторе документа. Имя, должность, название компании.

Назовите документ «Меморандум» и точно опишите суть проблемы (например, нарушение трудовой дисциплины).

Факты происшествия, имена участников и дата, когда произошел инцидент.

Альтернативные варианты решения проблемы (например, просьба объявить работнику выговор за несоблюдение трудовой дисциплины).

Список документов, прилагаемых к служебной записке (при наличии);

Подпись и дата.

При подготовке документов рекомендуется придерживаться следующих правил

Лаконичность. Вы должны кратко описать ситуацию, кратко изложив все важные факты, не выражая субъективного мнения о событиях.

Данные. После описания инцидента и просьбы принять какие-либо меры, желательно приложить доказательства того, что имело место мошенничество, что работа действительно была выполнена или что планы были перевыполнены.

Неанонимность. Автор отчета должен быть идентифицирован.

Пример того, как писать эссе

Как отличить докладную от других документов?

Часто, когда приходится писать меморандумы, их путают с официальными или пояснительными записками. Однако они принципиально отличаются друг от друга.

Служебные записки — это документы, связанные с обменом информацией между сотрудниками, отделами и службами, которые не подчиняются друг другу напрямую. Они просто информируют их о ситуации в компании, и здесь нет никакой иерархии.

В пояснительных записках указывается причина той или иной ситуации. Отчеты просто фиксируют факты, не раскрывая причин.

Все вышеперечисленные виды документации, так или иначе, помогают персоналу и руководству принимать решения и действовать в соответствии с ситуациями.

После подключения к услуге EDI модуль EDI можно бесплатно использовать в течение трех месяцев через привычный интерфейс 1С.

Особенности докладной записки

Меморандум — это служебная записка, адресованная руководителю организации и содержащая информацию о фактах, событиях и т.д., по которым требуется принятие решения (Словарь современных управленческих документов и видов, Росархив, ВНИИДАД. 2014).

Важно! Формат меморандума всегда предполагает, что по ситуации, о которой идет речь, должно быть принято конкретное решение. В отличие от служебных записок, служебные записки сотрудникам всегда обеспечивают вертикальную коммуникацию. То есть от работника к руководителю, а затем к высшему руководству.

Иерархия может быть нарушена только в том случае, если меморандум, направленный руководителю, содержит жалобу сотрудника на руководителя.

Обратите внимание! Меморандум является важным внутренним документом и должен быть внесен в учетную книгу компании в день подачи. Это требование отражено в документе Росархива «Рекомендации по делопроизводству в организациях» от 31 декабря 2003 года.

Если трудовой договор вменяется в дисциплинарное нарушение, сообщение о нарушении является одним из обязательных документов в процедуре. Если работник обратился в суд после увольнения, отчет является сильным аргументом в пользу работодателя.

Более подробную информацию о процедуре увольнения за непосещение занятий см. в этой статье.

Сколько хранятся документы

Тип меморандума зависит от срока хранения. Срок утвержден приказом Росалхива от 20 декабря 2019 года n 236. Обычно один, три или пять лет, за двумя исключениями.

• Если речь идет об отпуске или командировке работников, связанных с вредными и опасными условиями труда, карта уведомлений должна храниться в течение 50/75 лет.
• Документы, которые служат основанием для кадровых изменений (например, прием на работу, перевод, увольнение, оценка персонала, отпуск по уходу за ребенком и т.д.), также подлежат хранению в течение 50/75 лет.

Инструкция по оформлению докладной записки

Не существует утвержденной конкретной формы для подготовки документов, но важно учитывать общие рекомендации по их оформлению и содержанию.

Примечание: Единственный официальный статус в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) — Меморандум о нарушении трудовой дисциплины. Она зарегистрирована под единым кодом формы 0286041.

Для того чтобы документ имел юридическую силу, он должен быть составлен в соответствии со всеми правилами, изложенными в официальном документе. По усмотрению редактора могут быть использованы как печатные, так и рукописные формы.

Как написать меморандум:.

1. В заголовке (правый верхний угол) указывается имя и должность получателя (заголовок) и название организации. Ниже указаны данные редактора (имя и должность).
2. В заголовке дайте название и краткое описание документа: (отчет о событиях, нападениях, результатах).
3. В основной части текста обязательно опишите ситуацию, подкрепляя свое описание конкретными фактами, включая даты и имена участников.
4. Затем проанализируйте проблему и завершите ее блоком с просьбой о действии или предложением решения.
5. В левом нижнем углу введите дату в формате дд. мм. гггг. На правой стороне напишите от руки подпись автора, подпишите и поставьте дату благодарности.

Скачайте меморандум — пример см. здесь.

Важно: Внешний меморандум должен быть представлен в письменном виде в компанию капитала с указанием необходимых реквизитов, информации об исполнителях и контактного номера телефона.