Платежное поручение — это распоряжение о переводе денежных средств конкретному получателю по определенной причине. Ошибка в платежном поручении — это, по сути, ошибка в процессе платежа.
Ошибки, которые, следовательно, являются неправильными, включают
- Количество контрактов, по которым производится оплата, количество
- Назначение платежа,
- распределение НДС и т.д.
После выполнения платежа уже невозможно выпустить новое, правильное платежное поручение. В этом случае необходимо направить контрагенту письмо для уточнения назначения платежа.
Поскольку платежные поручения всегда находятся под контролем налоговых органов, письмо для уточнения назначения платежа должно быть направлено в банк, в котором был произведен платеж, для его тиражирования.
Составление письма
Письмо представляет собой свободный адрес, содержащий конкретную информацию, которую необходимо переслать получателю.
Главное требование к деловому письму, особенно к письму с разъяснением назначения платежа, — ясность. То есть оно должно вытекать из письма, которому оно адресовано и с которым автор письма желает считаться.
Поскольку платежный документ является в первую очередь бухгалтерским документом, письмо должно быть правильно составлено сотрудником, который понимает, о чем он пишет. Поэтому в большинстве случаев этот вид письма готовит сотрудник бухгалтерии.
- Имя получателя и его почтовый адрес, и
- имя и адрес отправителя, и
- название и адрес банка-плательщика; и
- наименование и адрес банка получателя, […] […] […] […] […] […
- […]
- Описание ошибки, неправильного или неполного статуса платежного поручения;
- само исправление, т.е. данные, которые отправитель считает правильными для платежного поручения; и
- подпись руководителя вашей компании или организации.
При заполнении шаблона рекомендуется придерживаться следующих правил
- Сумма платежного поручения должна быть указана цифрами и в письменном виде.
- Анализ ошибок по пунктам при наличии множества ошибок в платежном поручении.
Письма составляются в достаточном количестве экземпляров для отправки всем адресатам. Копия письма остается у отправителя.
В каких случаях пишут?
Правила осуществления банковских операций в Российской Федерации предусматривают обязанность владельцев банковских счетов при совершении «платежа» указывать в соответствующем поле назначение перевода денежных средств.
Этот процесс направлен на то, чтобы указать характер сделки, сделав ее прозрачной и понятной для надзорных органов и контрагентов. В этом контексте следует записать название проекта, услуги, детали контракта и другие ключевые документы (например, транспортные счета).
После того как получатель обнаруживает неточность в отправленном денежном переводе, отправляется письмо с разъяснением цели перевода.
Неправильные записи также могут быть обнаружены получателем денег.
Если бенефициар не может исправить ошибку самостоятельно, уведомление должно быть направлено другой стороне. В уведомлении будет указана неправильная запись и предложено ее исправить.
Если бенефициар в состоянии самостоятельно исправить неточность, он обязан сообщить об этом бенефициару.
Иногда такие действия могут привести к спору. В таких случаях отправитель, скорее всего, прав. Поэтому отправителю перевода рекомендуется самому удалить неверную запись.
Можно ли оспорить новое назначение платежа?
Как правило, новые записи в поле «назначение платежа» платежного поручения заполняются по взаимному согласию другой стороны, не влияя на будущее. Однако такая манипуляция может вызвать проблемы. Например, если сотрудники Федеральной налоговой службы в ходе проверки обнаружат новую цель таких переводов и увидят в таких проводках способ ухода от налогообложения, к ним могут быть применены санкции
Может возникнуть необходимость устранить возможные недоразумения между сторонами, участвующими в урегулировании, относительно новой цели передачи. Это особенно актуально в отношении урегулирования задолженности и процентов. В большинстве случаев, чтобы оспорить изменения в записях «платежного документа», возражающим придется обращаться в суд.
Однако, поскольку в таких делах существует множество нюансов, невозможно заранее определить, кто одержит верх по такому иску.
Чтобы избежать возможности недоразумений, важно убедиться, что все изменения в платежных реквизитах направляются в банк, в который были переведены средства. Для этого необходимо направить аналогичное письмо в банк вместе с кратким уведомлением о проведенных операциях.
Кто составляет письмо об уточнении назначения платежа?
Бухгалтер компании, перечисляющей средства другой стороне, обычно отвечает за подготовку платежной квитанции. Обычно один и тот же сотрудник заполняет поле «назначение платежа» на основании счета-фактуры или договора. Поэтому, если в этом поле обнаружена недопустимая запись, письмо с разъяснением цели перевода обычно готовит тот же бухгалтер компании-отправителя.
На этом этапе подготовленное письмо должно быть в обязательном порядке одобрено директорами компании.
Образец письма об уточнении назначения платежа
Как отправить письмо?
После регистрации и подписания директором компании подписанное письмо, объясняющее цель перевода средств, должно быть отправлено получателю, которому были переведены средства.
Письмо может быть отправлено следующими способами
- Самый простой и доступный — посетить адресата, передать письмо в руки секретаря компании и внести обязательную запись в календарь входящих писем.
- Вы также можете отправить письмо курьером.
- Следующий метод, который можно использовать, особенно если компания находится далеко, — это использование Почты России. Эта опция позволяет отправлять письма заказным письмом с подтверждением получения адресатом.
- Сегодня широко распространенным способом отправки почты является электронная почта. Это наиболее удобный способ, позволяющий быстро доставлять письма. Однако для использования этого метода отправитель должен иметь электронную цифровую подпись (ЭЦП).
Как и сколько хранить письмо?
Все письма о назначении платежа должны быть зарегистрированы в журнале исходящей корреспонденции и подшиты в папку текущих документов компании. Письма такого типа должны храниться в компании в течение трех лет (общий срок давности).
После того как письмо устаревает и срок действия документа внутри компании истекает, его передают в местный архив, где он хранится в течение срока, предусмотренного законодательными положениями о хранении первичных бухгалтерских документов.
Бухгалтерские письма, объясняющие назначение платежей, считаются первичными бухгалтерскими документами. В их случае срок хранения архива составляет не менее пяти лет с финансового года (§ 29 402-ФЗ, часть 1).