Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Послужной список является основным документом, подтверждающим выслугу лет гражданина. Он заполняется работодателем по основному месту работы. Если у работника есть вторая работа у другого работодателя, отдельную трудовую книжку заводить не нужно. Эта информация может быть заполнена основным работодателем по запросу гражданина.

После того как все страницы заполнены, необходимо вставить вкладыш. Это требование определено постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 38.225. Оно выполняется в том же порядке, что и основной документ (постановление Правительства Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69).

Как выглядит вкладыш?

Форма документа — Постановление Правительства Российской Федерации № 225.

Образец вкладыша

Форма документа напечатана организацией Госзнак. Линии и номера включены. Меры безопасности позволяют идентифицировать бумагу и обнаружить фальсификацию.

Вкладыши в рабочие тетради.

Листовки без бланка задания недействительны.

Важно: Не скачивайте формы из Интернета и не распечатывайте их на своем принтере. Документ подготовлен Ассоциацией «ГОСЗНАК». Работодатели должны приобретать бланки у контрактного производителя или дистрибьютора.

Правила заполнения

Форма должна быть заполнена перед сшиванием.

Первая страница должна содержать следующую информацию

• Полное имя гражданина, имя
• дата рождения,.
• Образовательная информация,.
• профессия, специальность
• дата начала регистрации, дата
• Подпись сотрудника,.
• подпись ответственного сотрудника.

В левом нижнем углу стоит печать работодателя. Страницы должны быть пронумерованы, чтобы продолжить нумерацию в трудовой книжке. Информация о деятельности вводится так же, как и в основном документе.

Как правильно вшить вкладыш: пошаговая инструкция

Законодатель не установил четких требований к процессу сшивания вкладышей. Просмотрите пошаговую процедуру оформления документа.

Заполнение бланка (шаг 1)

Должностная инструкция имеет штамп «Вставка выдана». Обычно он находится внутри титульного листа.

Шаблон записи ‘Insert issued’.

Ответственное лицо проставляет серию и номер документа. Затем необходимо заполнить первую страницу.

Рекомендуем! Если штамп не проставлен, информацию о документе можно ввести с помощью ручки с синими или черными чернилами. Персонал должен написать «выданный вкладыш», дату и подпись. Почерк должен быть разборчивым.

Подготовка инструментов и документов (шаг 2)

Затем сотрудник отдела кадров подготавливает форму с помощью степлера, ножниц, иголки и черной или белой нитки. Бланк разворачивается в центре, а рабочая тетрадь разворачивается на последней странице.

Процесс подготовки вкладыша

Сотрудники накладывают документы друг на друга и соединяют складки ножом.

Перфорация и фальцовка трудовой книжки

Как правило, создается от четырех до пяти перфорационных отверстий.

Вшивание вкладыша (шаг 3)

Формы должны быть хорошо прошиты в конце. Нить пропускается через отверстия несколько раз.

Скрепите вкладыш в рабочую тетрадь.

Нить берут за середину, крепко завязывают несколькими узлами, а концы обрезают.

Предупреждение! Закон не ограничивает количество вкладышей. Вставки могут быть самыми разными. После завершения предыдущего сшейте один за другим. Каждый раз реквизиты проставляются на «выданном вкладыше».

Внесение записи в учетные журналы (шаг 4)

В конце рабочего дня сотрудник отдела кадров завершает запись в журнале приема/выдачи документов и в журнале учета расхода. Реестр должен быть пронумерован, прошит, склеен, запечатан воском или штампом. Руководитель предприятия заверяет печать своей подписью.

Ошибки

Сшивание или приклеивание документов к обложке трудовой книжки не допускается. Не рекомендуется сначала сшивать документ, а затем заполнять форму. Это может привести к ошибкам при вводе данных на титульном листе. Не оставляйте сшитые вместе вкладыши в тетради. Документ может быть утерян.

На практике часто встречаются следующие ошибки

• Продолжайте вводить подробную информацию о задании в разделе «Информация о задании».
• Они наклеивают чистый лист бумаги и пишут
• Вместо вкладышей они сшивают заготовки из старых тетрадей.
• Они подшивают документ в середину рабочей тетради.

Также не разрешается сшивать бланки, если они заполнены не полностью. Организации всегда должны иметь резервную форму, чтобы ее можно было использовать в случае необходимости.

Как исправить ошибку?

Если работник допустил ошибку при шитье, аккуратно обрежьте нить и удалите документ. Они будут считаться поврежденными и отклонены.

Специальная комиссия подготовит свидетельство о ликвидации. В акте указывается номер и порядок каждого документа, а также причина уничтожения. Линии и числа, вырезанные из формы, фактически вставляются в форму. Измененные документы либо уничтожаются, либо сжигаются в котельной.

Менеджер по персоналу заполняет новый документ.

Нужно ли платить за вкладыш?

Бланки приобретаются за счет работодателя. Организация имеет право удержать с работника стоимость бланков. Если работодатель виноват, то он должен нести расходы на новые формы.

Плата взимается с работника следующими способами

• Наличными, по
• банковским переводом; и
• Вычитается из заработной платы работника.

Это регулируется местными подзаконными актами компании. Для вычета расходов из заработной платы работника требуется письменное согласие работника.

Поэтому вам следует ознакомиться с процессом вставки вставок в рабочую книгу. Это поможет избежать серьезных ошибок. Если бумага повреждена из-за неправильного скрепления документа, следует сделать дубликат.

Не можете найти ответ на свой вопрос? Чтобы узнать, как решить вашу проблему и получить консультацию юриста, вы можете пообщаться в онлайн-чате справа, написать в форме вопроса ниже или позвонить нам.

Общение в чате или звонок — самый быстрый способ получить ответ. Используйте форму ниже — приблизительное время ожидания ответа составляет 5-7 дней.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Организации, которые понимают, что в трудовой книжке нет места и что они не могут создавать новые записи в трудовой книжке, могут запросить обязательство. Она ничем не отличается от трудовой книжки и вносится в соответствии с Трудовым кодексом. Однако нумерация первой записи во вставке должна продолжать нумерацию основного документа и не может начинаться заново.

В дополнение к методу вышивки вкладышей в рабочие тетради, руководителям персонала следует обратить внимание на то, что титульный лист вкладыша должен быть заполнен так же, как и титульный лист рабочей тетради. Менеджер по персоналу может просто скопировать информацию из основного документа, но в соответствии с нормами трудового законодательства рекомендуется попросить у сотрудников паспорта и удостоверения. После того как титульный лист заполнен, на него следует наклеить фамилию и подпись лица, редактирующего документ, а также подпись предыдущего владельца регистрации трудовой книжки.

Заполненная трудовая книжка должна быть зарегистрирована в трудовой книжке с указанием количества трудовых книжек и заказов.

Нормативно-правовые документы и акты

Хотя выше уже упоминалось, что не существует нормативных актов, определяющих, как именно должен осуществляться процесс сшивания формы, некоторые трудовые законы просто указывают, что делать, если лист отсутствует.

Хорошим примером является статья 38 Декрета № 225 от 16. 04. 03, посвященная рабочим брошюрам.

В этой статье рассказывается о возможности вставить форму в рабочую книгу, но только в том случае, если остальные страницы исчерпаны. Если форма вставлена без разрешения, пока в рабочей тетради еще есть поля, рабочая тетрадь считается уничтоженной, и документ должен быть восстановлен в виде опубликованной копии (см. здесь).

Пошаговая инструкция

Несмотря на то, что сшивание листа занимает около 10-15 минут, в этом процессе есть определенные нюансы.

К сожалению, не все менеджеры по персоналу и работодатели знают о них, и, по правде говоря, знать их очень проблематично, поскольку они не прописаны в законе, но есть четкие правила, которые необходимо соблюдать, и их игнорирование не освобождает от ответственности за данную процедуру Поэтому. Поэтому давайте рассмотрим эти процедуры более подробно.

Чтобы правильно сшивать бланки в трудовых книжках, необходимо выполнить следующие действия

• Специалист по кадрам должен проверить трудовую форму на предмет наличия пустых страниц.
• Затем в отделе кадров или у работодателя следует получить новый чистый бланк.
• Заполнить бухгалтерские книги компании и
• поставить печать на форму, и
• дополнить его, и
• Заполните титульный лист вкладыша, и
• делайте правильные записи с правильной нумерацией.

Теперь вы завершили этап прикрепления формы. Здесь стоит разобраться в нюансах.

В какое место вшивать?

Неопытные HR-специалисты не знают, куда прикрепить форму. Многие пытались приклеить его на титульный лист, на заднюю сторону книги, в центр или просто положить без нитки или иголки.

На самом деле, отверстия пробиваются в тех же местах, что и на бланке книги для писем. Форма подшивается в отверстие, где находится последняя страница трудовой книжки. Он аккуратно прошит, предпочтительно черной, синей или серой нитью. На этом процесс сшивания завершен.

Чем именно подшивать?

Многие люди используют различные инструменты, вплоть до тысячи нитевдевателей, но на практике единственным инструментом, пригодным для шитья, является обычная иголка с ниткой.

Для работы также может пригодиться обычный, не тонкий, стенографический штамп. С помощью степлирования просто прикрепите штамп, используя иглу и нить нейтрального цвета, после того как аккуратно просверлите отверстия в соответствующих местах штампа.

Как правильно сшить вкладыши в трудовую книжку нитками: видео образец работы:

Что делать если нет штампа?

Штамповка ткани необходима. Однако во многих случаях юридическое лицо только начало свою деятельность, и печать еще не выдана. В этом случае есть два варианта.

Первый — срочно заказать марку и получить ее в один или на следующий день.

Вы также можете включить информацию о том, что бланк был прошит простой ручкой в том месте, где должна быть печать.

Разборчивым почерком синей или черной ручкой напишите фразу «вкладыш выдан», поставьте дату и подпишите бланк.

Если возникли ошибки при сшивании

Часто формы подшиваются в неправильном месте или новые формы заполняются неправильно. Что делать HR-менеджерам в таких ситуациях? Прежде всего, не паникуйте, а разумно подойдите к ситуации.

Если бланк не был подшит должным образом, изучите трудовой договор, и если его можно удалить, не уничтожая трудовой договор, удалите его и уничтожьте бланк.

Если форму невозможно отсоединить, то следует восстановить трудовую книжку сотрудника, т.е. продублировать ее.

Если в бланке есть орфографические ошибки и их можно исправить, удалите, исправьте или перепишите бланк, но делайте это аккуратно. Если ошибок много и их исправление загромождает рабочий файл, удалите и уничтожьте бланки, не повреждая рабочий файл.

Удаленные формы следует заменять новыми с большей осторожностью.

Можно ли использовать вместо вкладыша что то другое?

Законодатели не предусмотрели возможности использования новых форм занятости. Однако более внимательное изучение некоторых статей по трудовому праву позволяет найти некоторые ответы.

Статья 66 Трудового кодекса предусматривает, что работники должны иметь трудовую книжку (подробнее здесь). Другими словами, если у работника есть вторая трудовая книжка, то это автоматически начинает противоречить основному акту нашего трудового законодательства.

Стоит также помнить, что соответствие второй трудовой книжке считается фальсификацией документов, и эта практика в последние годы получила значительное распространение. Кроме того, пенсионные фонды принимают только одну тетрадь при расчете общей истории. Поэтому вопрос о том, можно ли использовать рабочую книгу вместо формы, отпадает сам собой.