Журнал регистрации приказов по личному составу

Этот термин отсутствует в российском трудовом законодательстве. Принято считать все официальные документы, касающиеся кадрового делопроизводства, такими приказами.

• Вербовка,.
• Перенесите в другое место, и
• увольнение; и
• изменения в персональных данных; и
• изменения в зарплате или премиях.
• Несанкционированные и
• Деловые поездки.

Некоторые из них должны храниться в организации в течение пяти лет, но большинство приказов хранятся в течение 75 лет. Поэтому очень важно вести надлежащий учет.

Как регистрировать приказы

Процесс регистрации включает в себя перенос реквизитов кадровых приказов на определенную форму и присвоение документу номера и даты.

Все виды приказов по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу с момента его регистрации. Если процесс регистрации не будет осуществлен, то никаких юридических последствий для работников и работодателей не будет.

Регистрация помогает решить три задачи

• ведение учета,.
• мониторинг производительности, и
• возможность прямого доступа к приказам сотрудников.

Регистрацию необходимо пройти только один раз при выдаче.

Если приказов по персоналу много, можно установить номера для каждого процесса, а если их мало, возможна последовательная нумерация. Например, входящие, перенаправленные и отклоненные заказы должны быть пронумерованы отдельно для каждой карточки — разными номерами.

Регистрационная форма должна включать

• Журналы и книги,.
• Базы данных.

Журнальные формы включают сведения о том, кто и с какой целью написал документ. Автоматизированные базы данных предполагают ввод информации о заказах с помощью специально разработанного программного обеспечения.

Требование к оформлению журнала

Трудовой кодекс не устанавливает требований к наличию и формату реестра. Агентство само определяет формат и алгоритм документа. Электронный формат является наиболее приемлемым вариантом. Это дешевле, чем работа с печатными изданиями.

Журнал регистрации кадровых приказов предназначен для систематизации и упорядочения движения кадровых документов, позволяя одновременно обрабатывать большие объемы информации и выполнять следующие функции

• регистрация кадровых документов, выданных компанией; и
• быстрый поиск точной информации и документов, касающихся сотрудников; и
• Хранение и архивирование документов компании.

Согласно пункту б) статьи 258 «Перечня типовых документов и указания сроков хранения управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций», работодатели ведут дневник. Действующее законодательство не определяет обязательных требований к его форме и содержанию и не устанавливает ответственности за его отсутствие.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу, как и образец приказа по личному составу, должен быть утвержден локальным нормативным актом юридического лица.

Электронный учет кадровых документов

Поскольку большинство работодателей хранят кадровые документы в электронном виде, важной задачей является оптимизация цифровой версии в соответствии с реальными потребностями организации. Электронные формы можно корректировать в любое время. Добавляйте нужные элементы, изменяйте порядок и создавайте необходимые для печати отчеты.

Электронная версия значительно сокращает время, необходимое для поиска нужной информации. В конце финансового года или любого другого периода единый реестр распечатывается и архивируется вместе с соответствующими кадровыми документами. Электронный бухгалтерский учет особенно важен для крупных организаций, где кадровые документы оформляются разными структурными подразделениями или филиалами.

Как правило, регистр автоматически формируется программным обеспечением и содержит следующие данные

1. Дата выпуска.
2. Уникальный регистрационный номер программы.
3. Краткое описание.
4. Исполнитель.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу в электронной форме

Образец журнала учета приказов по личному составу на бумажном носителе

Образец книги регистрации приказов по личному составу о приеме на работу

В крупных организациях, работающих с большими объемами кадровых документов, в зависимости от типа и тематики, одновременно создается несколько журналов (например, для заявлений о приеме на работу, для командировок и т.д.). Соответственно, создаются разные бухгалтерские книги, с разным содержанием и разным количеством колонок.

Какие приказы относятся к личному составу?

Эти приказы касаются этикета сотрудников, условий труда и оплаты.

• Вербовка,.
• Что касается увольнения.
• предоставлять обычный или другие виды отпусков; и
• Перевод на другую должность или в другой отдел; и
• Замена отсутствующего персонала
• Оплата сборов; и
• Сверхурочная работа; и
• Дисциплинарное взыскание, и
• Отправка в командировки.

Каждый такой приказ является официальным основанием для принятия мер в отношении работника. К ним относятся: запись в трудовой книжке, выплата отпускных или командировочных, лишение льгот.