Образец протокола совещания

Протоколы собраний могут быть заполнены в следующих форматах

• Краткое (сокращенное),.
• Полный (расширенный).

Если вы заполните форму краткого протокола, полный текст заседания не будет записан. В нем содержится информация только о поднятых вопросах и принятых решениях. При заполнении формы резюме обязательно указываются имена лиц, выступавших на собрании, и лиц, ответственных за принятие решений.

Форма резюме обычно включает

• Протоколы рабочих встреч; и
• Протоколы деловых встреч.

Полная форма документа является более информативной и содержит подробную информацию о ходе заседания.

• Хронологические записи вмешательства персонала.
• Полные записи выступлений или подробные резюме докладов и комментариев участников.
• Персонал и руководство.

Основной порядок документов и параграфов сохраняется. В полной форме заседания и встречи с посторонними лицами, обычно рассчитанные на год, заносятся в протокол.

Протоколы совещаний, проводимых с участием директора и в его отсутствие. Протоколы заседаний ведутся по усмотрению администрации и фиксируют встречи, связанные с годовой программой компании. Процедуры обычно подписываются генеральным директором.

Для составления этого документа используется фирменный бланк компании. Если протоколы заседаний пустые или не имеют индивидуальных форм, информация записывается на листах формата А4 по стандартному образцу.

Закон не устанавливает крайнего срока, к которому протокол собрания должен быть подготовлен и подписан. Однако они должны быть подготовлены во время встречи и вскоре после нее.

Изменения в протоколе

Закон не запрещает вносить изменения в протокол собрания. Интересно, что документ может быть изменен и переписан через несколько недель, месяцев или даже лет после его подписания.

Однако изменения могут быть внесены только при наличии серьезных причин, при этом действуют два правила

1. Все изменения должны быть обоснованы. Это должно быть сделано правильно.
2. Вносить изменения может только тот, кто его написал и подписал.

Не переписывайте и не печатайте протокол собрания. В старых протоколах отмечается, что в документ были внесены изменения, а также указывается количество новых документов и дата внесения изменений. Если в исполнительную часть документа вносятся изменения, все участники совещания должны быть проинформированы о характере изменений в течение одной недели.

Секретарь отвечает за надлежащее соблюдение протокола и запечатление реальности собрания.

Для чего необходим

Протокол собрания должен быть зафиксирован в письменном виде

• Все обязательства, установленные руководителем, по
• Мнения собрания, выраженные администрацией или персоналом по поднятым вопросам; и
• решения, принятые командой.

Прежде всего, процедуры должны соблюдаться на собраниях, где определяется будущее компании и принимаются стратегические решения. Во-вторых, если на встрече присутствуют представители иностранного бизнеса, партнеры или представители государственных органов. В большинстве случаев протокол собрания хранится у руководителя года.

Где используется

Можно проводить деловые встречи, встречи с поставщиками, клиентами, партнерами и руководством, и даже деловые совещания в любой отрасли.

Примеры для скачивания

Совещание

Совещание — это встреча сотрудников в официальном контексте для решения конкретного вопроса. Также используется термин «обновление». Для целей данного текста следует провести различие между этими двумя терминами.

На встречах обычно обсуждаются текущие деловые вопросы. Это может происходить ежедневно или раз в неделю. Собрание является форумом для обсуждения более крупных вопросов, которые так или иначе влияют на компанию в целом и ее будущее.

Порядок и периодичность встреч определяется руководством организации.

Состав участников определяется в каждом конкретном случае в зависимости от темы встречи. Как правило, это генеральный директор, его заместитель и начальники отделов. В начале каждого заседания проводится голосование по выбору председателя заседания. Именно он ведет мероприятие, открывает и закрывает его и задает соответствующие вопросы.

Плановое или внеплановое

Встречи могут быть запланированы или не запланированы. В первом случае обычно существует четкий график, которого должны придерживаться все участники процесса. В некоторых случаях может потребоваться поездка из другого места.

Незапланированное событие происходит, когда происходит событие, которое влияет на всю организацию. Примером может служить уведомление о ликвидации, реорганизации и т.д.

Решения участников совещания

Собрания руководства компании следует отличать от собраний учредителей компании. Это два разных документа, поскольку это два совершенно разных субъекта; во втором случае все решения, принятые на собрании, являются обязательными для Например, решение о ликвидации компании принимает управляющий директор, который не обязательно входит в состав учредителей.

Собрание носит достаточно вспомогательный характер — оно помогает определить направление деятельности, развитие организации.

Форма документа

Как уже упоминалось, закон не регулирует проведение собраний в компаниях (частных или государственных). Исходя из этого, закон не предъявляет строгих требований к протоколам собраний и в целом не требует использования обязательной унифицированной формы. Документ написан в свободной форме и основан на протоколах собраний учредителей компании.

К этим видам официальных документов также предъявляются особые требования по деловой этике.

• Использование строгого лингвистического стиля, нейтрального тона повествования,…
• полное соблюдение правил русского языка, т.е. пунктуации и орфографии, а именно
• маркировка требуемых данных (номер, дата и место),.
• Подпись президента
• расшифровка подписи.

Протоколы могут быть написаны от руки синими или черными чернилами или набраны на компьютере. К председателю собрания обращается лицо, составляющее документ. Оба варианта используются на практике и имеют право на жизнь.

Объясняем, как составить протокол совещания без ошибок

Первое, что следует отметить, это предварительные условия. Напишите полное название документа и присвойте ему уникальный номер. Заголовок документа, дата и место проведения заседания, протокол.

Далее перечислите всех сотрудников, которые фигурируют в тексте. Президентов всегда следует отличать индивидуально. Не забудьте отметить, кто ведет протокол. Для каждого участника напишите его имя и должность в соответствии со штатным расписанием.

Повестка дня указана в нижней части документа. Поэтому необходимо принять решение по каждому из них.

Пример.

На этом работа над протоколом завершена. Председатель и составитель протокола подписывают протокол. Теперь официальный документ имеет окончательную юридическую силу.

Краткое изложение хода заседания может быть отправлено по электронной почте всем заинтересованным сторонам. Трудовой кодекс требует от работодателей информировать своих подчиненных обо всех событиях, которые так или иначе касаются их.

Что представляет собой протокол совещания

Просмотрите протоколы заседаний. Еще одним важным моментом является способ хранения этого документа.

Протоколы заседаний обладают следующими характеристиками распорядительного документа Наличие решений, которые должны быть выполнены в принудительном порядке. Что касается записи истории решений, то это говорит о том, что это полезный документ.

Роль протокола совещания в деловой жизни

Грамотное составление протоколов заседаний является гарантией эффективной работы и обеспечивает успех и процветание бизнеса. С помощью этого документа вы сможете учесть рутинные и наспех забытые фрагменты информации.

Как оформить заголовочную часть

Начните с заголовка. Укажите полное название организации (в официальной форме). Обратите внимание, что название организации должно быть точно таким же, как оно указано в ее уставе. Если вы хотите использовать сокращенное имя, оно может быть написано в скобках сразу после полного имени.

Далее напишите название документа (протокол). Укажите индекс (серийный номер). Пронумеруйте протокол за календарный год. Вы можете пронумеровать их отдельно, заранее подумав о необходимом количестве групп.

Напишите дату составления протокола. Если встреча длится несколько дней, напишите даты начала и окончания. Примечание: Нет необходимости спешить в начало протокола, чтобы написать дату подписания протокола. Протокол, вероятно, будет подписан через несколько дней после окончания заседания.

ВАЖНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ: Если дата состоит из одной цифры (например, 4 февраля), перед датой поставьте цифру 0. Это позволяет избежать ситуации, когда 4 февраля превращается в 14 или 24 дня.

Также важно указать место (город или поселок), где был создан протокол. Это особенно полезно, когда трудно определить местоположение по названию. Также важно, если встреча проходит за пределами организации.

Перейдите к заголовку текста. Это должно включать указание на вид деятельности, осуществляемой совместно. Варианты: встреча, конференция, совещание. Упомяните собрание для общих песен. Пример: протокол собрания учредителей компании. Что касается расположения элементов заголовка, то они могут быть расположены под углом или вертикально.

Пример протокола на этом этапе следующий.

• Energia Societe Generale.
• (ОАО «Энергия»).
• Протокол совещания руководителей структурных секторов.
• 04. 02. 2020 № 2.
• Чумени.

Как протоколировать оформляющую часть

Стоит подробнее остановиться на основной части — как вести протоколы собраний. Ролевой моделью является секретарь, который записывает все выступления со стенографическими заметками с помощью диктофона.

Если собрание продолжительное и длится несколько дней, протокол собрания могут вести два секретаря. Таким образом, исключается риск ошибок и соблюдается практика без упущения важных моментов.

Секретари отвечают за подготовку протоколов в соответствии с обязательными требованиями. Если протокол превышает одну страницу, страницы должны быть пронумерованы. Нумерация должна начинаться со страницы 2. Допускается использование только арабских цифр. Не допускается использование тире или кавычек.

Проект протокола должен быть представлен председателю собрания для утверждения и при необходимости отредактирован. Копия вышеуказанного документа также должна быть передана администратору (образец протокола можно найти выше). Протоколы, утвержденные и подписанные Президентом после обработки, считаются официальными документами.

Обратите внимание, что они имеют юридическую силу, если подписаны как секретарем, так и президентом. Подписи также требуют особых нюансов. Они должны быть отделены от текста двумя или тремя строками.

Такие слова, как «секретарь» или «президент», должны быть заключены в левое поле, а правое поле должно быть окружено последней буквой имени соответствующего лица.

Сколько времени отводится на оформление протокола

Как правило, на выполнение всех компонентов Практики отводится не более пяти дней. Председатель устанавливает дату, к которой должен быть составлен протокол. Срок хранения записей также может быть определен во внутренних правилах организации.

Как следует хранить протокол совещания

Если учреждение не является источником комплектования государственных и муниципальных архивов, то срок бессрочного хранения практических собраний длится до ликвидации организации. Обратите внимание на то, как разумно ведутся протоколы рабочих встреч. Например: для удобства в конце года сформируйте папку «дело», состоящую из протоколов заседаний за предыдущий год.

Полезно приложить к «файлу» внутреннюю опись.

Роль документа

Основная функция практики проведения собраний (образец приведен ниже) — фиксировать обязательства, поднятые вопросы, высказанные мнения и решения, принятые в ходе собрания.

Процедуры чаще всего пишутся на собраниях, где решаются вопросы, связанные с деятельностью компании. В случае проведения встреч с представителями других организаций, в том числе государственных служб, не будет лишним подготовить такую документацию.

Как проводится совещание?

Такие мероприятия обычно тщательно готовятся. В крупных компаниях часто есть сотрудник, отвечающий за подготовку к совещаниям, который может быть помощником, секретарем или ассистентом. Этот человек собирает все нерешенные вопросы, требующие решения, и уведомляет всех участников о времени и месте встречи.

Интересно, что участие в собраниях является частью должностных обязанностей сотрудника компании, и поэтому он может быть уволен только по серьезным причинам.

Обычно на собрании председательствует глава компании, но председательствовать на собрании может и другое лицо. Этот человек читает вопросы и голосует. В соответствии с принятой в компании моделью, протокол самого собрания может быть составлен лицом, ответственным за организацию мероприятия, или лицом, организующим собрание.

Руководство компании имеет право установить процедуры подписания практик всеми сотрудниками, участвующими в принятии решений на собрании.

Хранение

Копии протоколов всех заседаний должны храниться в одном месте. Лицо, ответственное за организацию встречи, обычно также отвечает за ведение документации.

Если протокол больше не актуален, он должен быть отправлен в архив организации. Эти документы имеют общий трехлетний срок хранения. По истечении этого времени протокол должен быть доступен.

Правила составления документа

Не существует четких стандартов для протоколов собраний, решение о которых принимает руководство компании. Однако существуют общие принципы подготовки деловых документов, которым необходимо следовать

Содержание документа :

• Дата и место проведения собрания,
• Номер документа (если эти документы зарегистрированы), номер документа
• Название компании — если встреча проводится в другом отделе, эту информацию также необходимо указать.
• Полный список лиц, участвующих в собрании, с указанием должности и имени.
• Имя лица, ведущего протокол собрания.

Основная часть протокола (в соответствии с моделью) должна включать в себя

• Все пункты повестки дня, включая
• Если было проведено голосование, результат записывается в протокол
• принятые решения; и
• краткое изложение высказываний участников.

В некоторых случаях четкие сроки выполнения конкретных задач фиксируются в протоколе, а сотрудник, ответственный за выполнение, привлекается к дисциплинарной ответственности.

Можно приложить документ протокола, в котором отражена суть вопросов, решенных в ходе встречи. С согласия всех участников во время встречи может проводиться фото- или видеосъемка.

Образцы протоколов изготавливаются на бумаге формата А4. Другие размеры могут быть использованы на фирменном бланке компании. Обычно регистрируется только один экземпляр протокола, и его копии передаются соответствующим лицам. Документ может быть написан от руки или напечатан.

«Шапка» документа

Рекомендуется оформлять протокол в соответствии с ГОСТ Р 6. 30-2003, следуя образцу. В документе указано, что «заголовок» должен включать организационно-правовую форму, которая является официальным названием компании.

Если у организации есть официальная аббревиатура для своего названия, то допускается ее использование. Затем определяется тип (имя) документа. В данном случае это «протокол».

В начале каждого года рекомендуется пронумеровать и упорядочить документы. Рекомендуется, чтобы за номером документа следовал заголовок. Например, «Номер минуты …

Профсоюзные собрания ….» .

Согласно ГОСТу, необходимо указать место проведения собрания (город, село).

Дата документа должна соответствовать дате проведения собрания. Не рекомендуется указывать дату подписания протокола, так как протокол составляется на следующий день и может быть подписан заинтересованными лицами.

Протоколирование

Запись обычно ведет секретарь собрания. Все выступления и обсуждения (если таковые имеются) докладчиков вставляются в документ. Если принимаются решения и проводится голосование, это также фиксируется в протоколе. Например.

‘… По третьему вопросу повестки дня докладчик … Описание… Имя… Краткое содержание речи (реферат)…

«ЗА» — 56, «ПРОТИВ» — 1, «ВОЗДЕРЖАНИЕ» — 10….». .

Другой пример — когда производственная работа поручается определенному специалисту ..:

«… В пятом вопросе выступил ответственный за название института № 15.

Было принято решение назначить контролера цеха № 4, цеха № 15, ответственного за поставку металлопроката. Срок исполнения — … Дата … До».

Эти памятки готовятся отдельно для каждого издания.

Заключительная часть

Последняя часть протокола собрания (пример ниже) содержит подписи и имена председателя и секретаря. При необходимости можно включить список лиц, которые должны быть уведомлены о судебном разбирательстве. Это относится, в частности, к сотрудникам, которым поручены личные задания.

Минута.

Бюро комиссии по профсоюзам.

28 октября 2020 года № 14

Президент: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В. Н.

Присутствовали члены бюро — 9 из 11, в том числе Е.В. Арнольд, И.С. Багдасарян, С.В. Дзяугис, Е.В. Иванова, Т.Д. Коваленко, В.П. Моисеева, Ю.Н. Смирнова, И.Н. Цесюга, N. . Н. Яблокова (в алфавитном порядке).

Повестка дня.

1. отношение к результатам участия профсоюзной организации КГПУ в общероссийских акциях протеста 15 октября 2020 года

Доклад: вице-президент И. Н. Тесюга

Было решено:.

1. 1. принять к сведению информацию об участии в Пан — российских протестах 15 октября 2020 года

1. 2 выражает благодарность основным профсоюзам, принимавшим активное участие в общероссийской деятельности работников образования

2. отношения с информацией в профсоюзных организациях.

Отчет председателей оргкомитетов и массовых организаций Моисеева В.Н.

Было решено:.

2. 1. учитывать работу по информированию в профсоюзных организациях.

2. 2. 2. Регистрация в газете «Мой Союз» в 3-х экземплярах, Моисеева В.Н.

2. 3 Оформление профсоюзных стендов в учебном корпусе № 4 и № 5. Ответственность: до Багдасарян И. С. 01. 12. 2020 г.

Белова Президент Е. Н. Белова.

Примеры обзорных практик.

660049 Красноярск Тел. (3912) 23-23-16