Образец заполнения авансового отчета

Предварительные отчеты — это финансовые документы, предназначенные для целей надлежащего бухгалтерского и налогового учета. Он показывает расходы организации. Сюда входят расходы на проезд и исходные документы, подтверждающие эти расходы.

Прежде чем отправить сотрудников в командировку, работодатели должны заранее оплатить проезд, проживание, питание и другие командировочные расходы. Если возможно, часть расходов может быть оплачена заранее с банковского счета организации. Билеты на поезд и самолет и проживание.

Средства должны быть в подотчетной форме и должны быть получены лично или переведены на кредитную карту сотрудника.

После возвращения из командировки работник должен доказать, что деньги были потрачены по назначению. В соответствии со статьей 26 Положения о порядке направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г.

№ 749, далее — Положение о командировках), работник должен заполнить предварительный отчет, в котором указываются все расходы и приложить подтверждающие документы (например, квитанции, билеты, контрольные листки и т.д.).

Эта процедура применяется ко всем видам командировочных расходов, кроме суточных (в этом случае достаточно просто выдать деньги сотруднику, не отчитываясь). Поэтому нет необходимости отражать это в предварительном отчете. Однако можно показать сумму суточных отдельной строкой в предварительном отчете.

Форма авансового отчёта по командировке и правила его заполнения

Однако организации могут разработать свои собственные формы предварительной отчетности, отличные от стандартных, и указать их в своей учетной политике. Например, можно удалить столбцы, показывающие счета.

При заполнении формы АО-1 необходимо учитывать следующее

• Код ОКПО должен состоять из восьми цифр
• Если она отличается от суммы, уплаченной авансом, то в поле «Отчетная сумма» необходимо указать фактически израсходованную сумму.
• Если компания не имеет структурных подразделений, название и код подразделения можно не указывать
• Вы можете ввести «Депозит с банковской карты» в пустом месте в левой части таблицы (стандартная форма предназначена только для снятия наличных).
• Сумма «Израсходовано» в таблице должна совпадать с суммой в поле «Ведомость суммы» (она может отличаться от суммы в поле «Всего получено»).
• Если «Всего получено» превышает «Всего потрачено», это вводится в поле «Баланс».
• Если «Всего получено» меньше, чем «Расходы», заполняется поле «Переплата».

Примечание: Отчеты по фиксированной предоплате выпускаются в одном экземпляре. Срок хранения — не менее пяти лет, в случае спора или разногласий — до вынесения решения по делу (ст. 277 Перечня типовых управленческих документов, утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236).

Документы для подтверждения расходов в авансовом отчёте по командировке

Сумма, потраченная подотчетной стороной, должна быть подтверждена соответствующим документом (документами). Все подтверждающие документы должны храниться вместе с отчетом о первоначальном взносе.

Если поездка осуществляется за границу, первичная документация должна быть переведена построчно. Для этого нет необходимости вызывать специалиста. Допускается перевод сотрудниками, владеющими иностранными языками в достаточной степени (письмо Минфина от 20. 04. 2012 № 03-03-06/1/202).

Kontur. Fokus — быстрая проверка контрагента!

Расходы на поезд, самолёт

Ранее сотрудники должны были сдавать свои железнодорожные и авиабилеты (вместе с посадочными талонами с контрольными штампами) в бухгалтерию.

С 2022 года структура документации изменилась, так как большинство проездных документов будут выдаваться в электронном виде.

Электронные документы на покупку билетов:.

1. Для авиаперелетов:.

• • Маршрутный лист или квитанция (извлекается из автоматизированной информационной системы обработки воздушных перевозок в соответствии с пунктом 2 Указа Министерства транспорта № 134 от 11 августа 2006 года)
  • • бумажный посадочный талон со штампом контроля авиакомпании или сертификат (письмо Министерства финансов от 28 февраля 2019 г. № 03-03-05/12957)
    1. На поездах: контрольные листки (выписка из системы автоматического управления пассажирским железнодорожным транспортом согласно пункту 2 постановления Министерства транспорта от 21 августа 2012 года № 322)

    Другие командировочные расходы

    Если бланк кассового чека или другие расходы на поездку (например, проживание) получены через Интернет, то для подтверждения этих расходов их необходимо распечатать на бумаге. Министерство финансов представило письмо от 21 апреля 2017 года, 03-01-15/24307, в котором было определено, что такая документация является достаточной для обоснования командировочных расходов.

    Срок сдачи авансового отчёта

    Kontur. normativ — справочно-правовая система!

    Согласно закону, руководитель организации устанавливает срок сдачи авансовых платежей и дополнительных документов в бухгалтерию. Таким образом, он может быть любым (раздел 6.3 Указания Центрального банка № 5587-У от 11 марта 2014 года).

    Однако существует исключение для деловых поездок, которое распространяется на всех работодателей. Сотрудники обязаны представить авансовый отчет о своей командировке в течение трех рабочих дней после возвращения (Правила проезда, ст. 26).

    Как занести выданные ранее подотчетные суммы в авансовый отчет

    1 сентября Г. Дружников представил предварительный отчет по счету на предоплату в размере 30 000 рублей.

    Если сотруднику ранее была выплачена зарплата, средства должны быть включены во вкладку «Предоплата».

    

    Эта вкладка может быть настроена только при выборе документа с помощью кнопки Добавить. Авансовые платежи должникам могут выдаваться при наличии следующих документов

    • Тип операции по оплате наличными Оплата подотчетному лицу. Билет или ваучер на газ, приобретенный организацией и переданный подотчетному лицу.
    • Тип операции по снятию наличных Выдается подотчетному лицу, если подотчетные средства были получены из наличных.
    • Удаление с расчетного счета Если подотчетное лицо расплатилось корпоративной картой или подотчетное лицо перевело средства на личную карту, перечислите подотчетному лицу.

    В данном примере Должников Г.П. получил аванс в размере 30 000 рублей Предварительное воздействие на 1С 8. 3. Завершенный пример.

    

    Как сделать авансовый отчет в 1С при покупке материалов и товаров

    1С 8. 3 Как составить авансовый отчет о приобретении материалов и товаров Рассмотрим пример с сотрудником, ответственным за закупку канцелярских товаров.

    • Если вы приобретаете канцелярские товары у ООО «Комус-Р2», проверьте НДС
      • Бумага A4 — страница 5, по цене 236 руб. (вкл. НДС 20%)

      Если отчитывающаяся организация представила сертификаты происхождения для приобретения материалов, товаров или других поставок, они появятся на вкладке «Товары».

      Не нужно формировать дополнительные квитанции (акты, счета-фактуры) на акции, по которым сотрудник сдал отчет! Материал на складе приобретен лицом, предъявляющим счет, запись о товаре производится в документе предварительного отчета.

      

      [На вкладке «Товары» введите название, количество и стоимость приобретенных запасов, НДС, подлежащий начислению, поставщика и документацию, из которой НДС может быть вычтен.

      

      Если вы прикладываете к авансовому отчету счета-фактуры, выставленные бухгалтером вашей организации, необходимо установить флажок SF. При обработке документа авансового отчета автоматически формируется документ счета-фактуры на сумму НДС, введенную в колонке НДС, которую вы можете принять к вычету.

      Если прикреплен только первичный документ, к которому приписан НДС (например, чек кассового аппарата), флажок SF не устанавливается, и в колонку VAT вводится НДС, приписанный к первичному документу.

      В результате предварительного отчетного документа по пункту 1С данный НДС списывается на расходы, не принимаемые к вычету при налогообложении прибыли.

      Предварительная отправка отчета в 1С

      

      • Поставки и материалы оформляются приходными документами (сертификатами, накладными) при поступлении на предприятие. В этом случае не используйте вкладку товаров в предварительном отчете.
      • Платежи контрагенту отображаются на вкладке Платежи.
      • Введите соответствующие поля на вкладке «Товары» авансового отчета.

      Как проводить суточные и командировочные расходы в авансовом отчете

      Ниже приведен пример отображения суточных и командировочных расходов в авансовом отчете.

      • 4 000 рублей (включая 20% НДС — 120 рублей) билет на поезд (Москва — Сочи); — 4 000 рублей (включая 20% НДС — 120 рублей) билет на поезд (Москва — Сочи)
      • 5, 000 рублей (включая 20% НДС — 130 рублей) железнодорожный билет (Сочи — Москва); и
      • Квитанции за проживание в гостинице на сумму 9 440 рублей (вкл. НДС 20%) и SF.

      Расходы на командировки (включая суточные, выплачиваемые работнику) должны быть введены на вкладке «Прочее».

      • Деловые поездки по Российской Федерации — 700 рублей в день.
      • Командировки за пределы РФ — 2, 500 руб. в день.

      

      [На вкладке Другое вводятся данные для первичных документов (это могут быть внешние документы, такие как квитанции, билеты, сертификаты и счета-фактуры, или внутренние документы, такие как приказы). Наименование и сумма расходов, информация о заявленном НДС, поставщиках и документах, из которых можно вычесть НДС.

      Если к авансовому отчету прилагается счет-фактура, выставленный бухгалтером организации, необходимо установить флажок SF; если вместо SF прилагается документ, соответствующий строго ограниченной форме ответственности. Необходимо установить другой флажок. Когда создается авансовая отчетная ведомость, автоматически создается и выписывается претензионная ведомость на сумму НДС, введенную в поле НДС.

      В данном примере весь заявленный НДС принимается к вычету.

      Предварительная отчетность по путевому листу в 1С.

      

      • Вкладка «Прочее» в документе авансового отчета.
      • Выдача билетов бухгалтеру.

      Как провести оплату услуг в авансовом отчете

      В следующем примере показано, как заполнить авансовый отчет в 1С по платежам контрагентам.

      • Банковское поручение для онлайн-оплаты на сумму 1, 534 руб.

      [На вкладке «Платежи» запустите отчет «Авансовый платеж сотрудника», чтобы перечислить аванс или платеж контрагенту.

      

      [На вкладке «Платежи» введите сумму к оплате контрагентом и бухгалтером.

      

      • Вкладка «Оплата» авансового отчета
      • Налоговый агент при приобретении электронных услуг у иностранца через корпоративную карту.