Ответ на запрос

Как уже упоминалось выше, ответное письмо всегда отправляется другой стороне, которая хочет получить какую-либо информацию. Поэтому нет необходимости ждать ответа. Фактический официальный документ обычно является окончанием диалога по конкретному делу.

Сам запрос касается практически любой информации, необходимой другой стороне. Это может быть прайс-лист на услуги, товары, разъяснение правил проведения акций, скидок, уточнение деталей и т.д. Обратите внимание, что выполнение запроса может быть необязательным.

Если компания не заинтересована в сотрудничестве с другой стороной, она может оставить письмо без ответа, но такое действие будет плохой деловой этикой.

Правила деловой этики

Деловая этика определяется как набор правил, которым должны следовать участники рынка при взаимодействии друг с другом. Эти правила обеспечивают деловые отношения и позволяют относиться друг к другу с уважением. Следует обратить внимание на следующие нюансы.

• деловой стиль речи, поддержание нейтрального тона голоса, и
• Не используйте жаргон, ненормативную лексику, ругательства и ненормативную лексику.
• Предоставить информацию о получателе и отправителе, и
• обратите внимание, что письмо адресовано другой стороне.

Взаимное уважение является предпосылкой для долгосрочных, взаимовыгодных отношений.

Кто составляет письмо

Как правило, вся корреспонденция должна быть подписана руководителем организации, его представителем или главным бухгалтером. Все зависит от темы письма и внутреннего распределения обязанностей в компании. В любом случае, обычно не руководитель пишет текст напрямую.

Это задание поручается подчиненным: секретарям, делопроизводителям. Сотрудник должен быть хорошим коммуникатором и иметь базовое представление об официальном делопроизводстве и деловой этике. От качества ответа зависит, начнет ли подрядчик или продолжит сотрудничество.

Руководитель получает окончательный вариант письма, готовый к подписанию. Рекомендуется, чтобы подчиненные потратили пять минут на изучение документа, так как они могли допустить ошибки. Возможно, самая большая ошибка заключается в том, что не указано, как получать ответы или обратную связь.

Если содержание официального документа устраивает администратора, он может подписать его.

Отправка

Существует четыре распространенных способа ведения деловой переписки с другой стороной. Они следующие.

• По факсу, по
• По почте (бумажный вариант), и
• По электронной почте; и
• лично в руки представителю другой организации.

Поскольку это письмо является ответом на предыдущий запрос, имеет смысл отправить его тем же способом, что и первоначальный документ. Однако это правило действует только в том случае, если желаемый метод ответа не указан в теле запроса в явном виде.

Как написать документ

На практике существует два способа написания письма: рукописный, с использованием синей или черной ручки, или печатный, с использованием компьютера. Решение принимается автором письма с учетом мнения руководства компании. В любом случае, даже напечатанная версия должна быть в физической форме.

Это связано с тем, что подпись директора должна быть «живой», т.е. написанной от руки. Таким образом, получатель может быть уверен, что не получил официальный документ от мошенника и что само письмо не является спамом.

Инструкция по составлению письма-ответа

Прежде всего, следует обратить внимание на условия и положения Предоставить информацию об отправителе: номер налогоплательщика, основной государственный регистрационный номер и официальный адрес. Во-вторых, обратите внимание на то, кто является получателем и отправителем. В случае вынесения решения сошлитесь на организационно-правовую форму компании и укажите название компании, а также имя и должность лица, ответственного за компанию.

Здесь оставляется та же информация, но отправитель обычно отказывается.

Напишите слово «письмо» под документом в середине страницы. Поскольку вся корреспонденция подлежит регистрации, официальному документу должен быть присвоен уникальный номер для обращения документа и дата создания.

Следующий шаг — обработка тела документа. Обратите внимание, что компания получила запрос, сопровождаемый конкретным Ссылайтесь на письмо-запрос (дата, номер). Следующий шаг — предоставление другой стороне информации, запрошенной другой стороной.

Если автор заранее знает, что полученный запрос не удовлетворит получателя, разумно определить альтернативные способы обработки запроса. Это возможно не во всех случаях, но не следует игнорировать, если это возможно. В принципе, это обсуждение условий контракта (цена, сроки, количество и качество).

Вот пример.

Заявление № получено 22 от 17 сентября 2024 года с просьбой предоставить прайс-лист на продукцию, которую вы хотите приобрести. В частности, вы запросили белые футболки с 42 по 54 размер.

Сообщаем вам, что мы можем предоставить только черные футболки в запрошенных вами размерах. Мы надеемся, что вы рассмотрите наше предложение.

Искренне, Генеральный директор ООО «Верхние Корешки» Ватов Н.Д.

На этом этапе ответное письмо можно считать завершенным. Остается только подписать и поставить инициалы на письме и отправить его получателю. Если получатель указал конкретный способ получения письма от другой стороны, он будет соблюден, насколько это возможно.

В каких случаях пишут письма ответы?

Ответные письма пишутся по самым разным поводам.

В большинстве случаев ответные письма пишутся в ответ на письма, требующие ответа (иногда их принято называть «письмами-запросами»). К таким письмам относятся заявления, обращения, письма-запросы, письма-жалобы, письма-требования и письма-предложения (тендеры, коммерческие предложения).

Ответные письма могут быть написаны как письма о сотрудничестве, приглашения, поздравления, сопроводительные письма, заявления и т.д.

Ответы на эти письма имеют специфическую форму в зависимости от характера исходного письма. Ответное письмо всегда должно содержать ссылку на номер письма, на которое отвечают, и дату отправки. Письмо-подтверждение также является ответным письмом.

Полезная ссылка по теме писем-подтверждений: https://delovoe-pismo. com/pismo-podtverzhdenie-pismo-podtverzhdenie-obrazets/.

Однако, несмотря на то, что каждое ответное письмо будет отличаться контекстом, ситуацией и характером заданного вопроса, существуют общие рекомендации по написанию ответного письма.

Итак, при написании писем ответов следуйте следующим рекомендациям:

1. По возможности обращайтесь к получателю письма по адресу, указанному перед ответным письмом (например, Уважаемый Иван Иванович, Уважаемый коллега и т.д.).
2. Или же, если вы не знаете имени получателя, начните писать текст напрямую, не обращаясь к нему.
3. Вы также можете просто поприветствовать получателя в электронном письме (например, «Добрый вечер!». Добрый вечер! , «Привет!» …) В начале электронного письма можно также написать письмо-ответ.
4. В начале письма укажите номер и дату письма, на которое вы отвечаете. Например, «В ответ на ваше письмо от 24 мая 2017 года с номером 234-11 сообщаем, что…». Например.
5. Если вы отвечаете на устный вопрос (например, во время деловой встречи, по телефону), а не на письмо, укажите в начале письма, что вы отвечаете на этот устный вопрос. Например, «В ответ на ваш устный запрос о ремонте кабельных проводов сообщаем вам…». .
6. Обычно принято отвечать на электронные письма в течение дня после их получения, оптимальное время ответа — не более двух часов. Своевременность — это дань деловому этикету.
7. Если по какой-то причине вы не можете ответить вовремя, отправьте адресату следующее сообщение в течение двух часов после получения письма: «Извините за причиненные неудобства. Мы всегда отвечаем в течение 48 часов». Или же сообщите нам о другом сроке, в течение которого вы сможете ответить. Если возможно, укажите причину задержки с ответом. Отвечая таким образом, вы проявляете уважение и признательность к получателю. Это положительно скажется на деловых отношениях.
8. Всегда используйте информацию из полученного письма для составления ответа. Например, поблагодарите их за предложение принять участие в конкурсе молодых талантов…
9. Если у вас есть вопросы по поводу полученного письма, ответьте на них полностью. Например, согласно статье 7 Договора об оказании клининговых услуг, возврат денег невозможен.
10. Если вопрос в полученном письме может быть решен другим способом, напишите просьбу или предложение, которое позволит получателю решить вопрос. Например, свяжитесь с менеджером по телефону XXXXXXXX для получения дополнительной информации о будущих контрактах XXXXXXX.
11. Отвечая на письмо, укажите источник, на который вы ссылаетесь, если у вас есть доказательства вашего ответа. Например, согласно Положению № 444-1 от 12 сентября 2017 года о корпоративном этикете, сотрудники структурных подразделений банка обязаны носить на работе специальную униформу.
12. Если вы не понимаете содержание письма получателя, всегда просите его дать конкретный и четкий ответ. Например, по поводу встречи с руководителем вы хотели бы уточнить время вашей встречи с ним на вокзале Новосибирска 29 сентября 2017 года…
13. Вы также можете писать короткие ответы, но они должны быть исчерпывающими или мотивировать получателя сделать что-то … На каких буквах можно писать короткие ответы? Это письма о сотрудничестве, деловые предложения, приглашения, сопроводительные письма к резюме и другие письма, требующие коротких ответов.
14. Запросы, жалобы, заявления, претензии и письма-жалобы требуют более обширной переписки. Все эти виды писем отправляются вам по разным причинам, поводам и ситуациям. Поэтому на такие письма сложнее писать короткие ответы. Необходим более детальный и важный подход.
15. Включите свою подпись — имя и фамилию, с уважением.
16. Оставьте свои контактные данные — контакт: email: com, телефон +7xxxxxxxxxxxxxxxxx98

Формулировка, использованная в ответном письме:

‘В ответ на ваше письмо…’ , «В ответ на ваш запрос…». , «Согласно статье 7 договора об оказании клининговых услуг, компенсация не подлежит возврату». , «Согласно вашему письму…» , «В соответствии с правилами…», «В ответ на ваш устный запрос о ремонте кабеля сообщаем вам…», «Благодарим вас за предложение…», «Благодарим вас за годы службы.

Ты был прав…» , «Спасибо за ваше письмо. К сожалению, мы не можем ответить сразу.» , «Извините, если наши услуги не оправдали ваших ожиданий. ‘Товар прибыл в прекрасном состоянии…’, ‘Нам жаль…’, ‘Мы получили…’, ‘Мы проверили…’, ‘Пожалуйста, объясните, основываясь на фактах.

…» , «Мы делаем все возможное, чтобы решить этот вопрос», «Я хотел бы уточнить насчет встречи с менеджером…». ‘, ‘Пожалуйста, свяжитесь с вашим менеджером для получения дополнительной информации о будущих соглашениях по телефону XXXXXXXXXXXX…’ И т.д. Читайте также полезные статьи по этой теме на сайте https://delovoe-pismo.

com/primery-phraz-delovogo-pisma-delovoy-slovarik/

Пример ответа по электронной почте на пропущенный звонок

Уважаемое имя.

В Вашем письме № 12-123 от 20 июля 2021 года сообщается, что в связи с пандемией Вы больше не можете посещать свой город.

Тем не менее, мы хотели бы поблагодарить вас за постоянную поддержку.

Пример ответа на запрос о канцелярских товарах

Уважаемое имя.

В ответ на ваш запрос о предоставлении информации о канцелярских товарах в отдел обслуживания клиентов, мы с сожалением сообщаем вам, что наш отдел не ведет учет канцелярских товаров.

Поэтому мы не можем предоставить информацию о бухгалтерских канцелярских товарах.

Пример ответного письма на задержку товара

Уважаемое имя.

В ответ на ваш запрос мы хотели бы сообщить вам, что отправка вашего товара будет отложена из-за технических проблем.

У вас есть время до 20 февраля 2020 года, чтобы отправить товар до конца следующей недели.

Мы надеемся на взаимопонимание и дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

Пример ответа на запрос о количестве застав и охранников на строительных площадках

Уважаемый господин или госпожа.

В соответствии с Вашим вопросом № 123-3 от 12.01.2020 г. направляем Вам следующую информацию о количестве охранников и сторожей и их заработной плате.

— Объект на улице Гоголя, 3 имеет три форпоста.

— На этом объекте работают четыре охранника. 1. Стаков (зарплата — 20, 000 рублей) — 2. С. А. Ильин (зарплата — 20, 000 рублей) — 3. В. Мусин (зарплата — 20, 000 рублей) — 4. П. П. Быков (зарплата — 20, 000 рублей).

Примеры ответов на запросы о принудительном взыскании и выплате денег работникам

Уважаемое имя.

В ответ на Ваше обращение от 12 января 2020 года №123-3 о взыскании денежных средств с Асина В.В. сообщаем, что указанный гражданин не работает в нашей компании и поэтому не может взыскать и выплатить денежные средства.

Образец ответа относительно права на распределение товаров

Уважаемое имя.

Мы сообщаем вам, что вы уполномочены распространять нашу продукцию.

Пример ответа на приглашение на встречу

Уважаемое имя.

Благодарим вас за приглашение на конференцию и совещание по энергетике, электроэнергетике и энергетическому машиностроению. Мы рады сообщить вам о своем участии в конференции.

Пример ответного письма на запрос о предоставлении дополнительной информации.

Уважаемое имя.

Мы получили Ваше письмо № 2018. 05. 12 123-1 Благодарим Вас за постоянный интерес к нашей деятельности.

К этому письму прилагаются подробные ответы на все ваши вопросы. Это поможет вам лучше информироваться о нашей деятельности. Актуальную информацию и объявления об интересных предложениях вы также можете найти на нашем сайте www. reklama. com.

Если у вас возникли вопросы, пожалуйста, свяжитесь с нами по телефону +7XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

Вот пример того, как мы отвечаем на ваш запрос

Уважаемое имя.

В Вашем запросе № 12-21 от 21 октября 2019 года сообщается, что у Вас нет другого подразделения по обслуживанию клиентов.

Пример ответа на призыв к дальнейшему обучению сотрудников

В своем письме № 12. 09. 2019, 32-2, АО «М» направляет двух специалистов. Иванова и А.И. Репина для обучения бухгалтерского персонала.

Оплата за обучение будет произведена на указанный счет.

Примеры ответов на деловые встречи

Уважаемый Иван Иванович.

В ответ на Ваше коммерческое предложение на закупку товаров без; см. 123-03 от 12 ноября 2019 г. Вам сообщат, что ваше предложение рассматривается руководством компании.

В случае положительного решения мы приступаем к покупке предлагаемого товара.

Пример ответа на письмо-предложение .

Уважаемое имя.

Благодарим вас за предложение товара и подтверждение готовности приобрести товар на предложенных вами условиях.

Leave a Reply Отменить ответ

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши отзывы.

Подпишитесь на рассылку

Поиск

Этот сайт использует файлы cookie для улучшения вашего опыта. Это не должно быть проблемой, но при необходимости вы можете отказаться.

Обзор конфиденциальности.

На этом сайте используются файлы cookie для улучшения ваших впечатлений при просмотре сайта. Это файлы cookie, которые помечены как необходимые и сохраняются в вашем браузере, поскольку они требуются для работы основных функций сайта. Мы также используем файлы cookie третьих лиц, чтобы помочь нам проанализировать и понять, как вы используете этот сайт.

Эти файлы cookie сохраняются в вашем браузере только с вашего согласия. У вас есть возможность отказаться от использования этих файлов cookie. Однако удаление некоторых из этих файлов cookie может повлиять на удобство просмотра веб-страниц.

Файлы cookie абсолютно необходимы для нормального функционирования веб-сайта. В эту категорию входят только те файлы cookie, которые гарантируют базовую функциональность и безопасность сайта. Эти файлы cookie не хранят никаких личных данных.

Cookies, которые не требуются для работы сайта и используются для сбора персональных данных о пользователе, в частности, посредством аналитики, рекламы и другого встроенного контента, называются нежелательными cookies. Перед использованием этих файлов cookie на сайте необходимо получить согласие пользователя.

Когда требуется?

В целом, существует несколько наиболее распространенных ситуаций, в которых необходимо подготовить ответное письмо

• Государственным органам (например, если налоговые органы требуют от компании предоставления финансовой отчетности, конкретной информации о деятельности компании и т.д.)
• Поставщику (например, если поставщик письменно запросил актуальный список заказываемых материалов).
• Покупателю (например, чтобы запросить возможность поставки товара в определенный день).
• В судебные органы (например, запрос определенных документальных доказательств из суда).
• банковским учреждениям (например, если банк запрашивает кредитный отчет у другого банка, предоставляющего услуги организации).
• физическим лицам (например, в ответ на запрос информации о возможности подать заявление на определенную должность в организации) и т.д.

Какие виды существуют и каковы их особенности?

Все варианты этого документа можно разделить на два типа

1. Утвердительный ответ на запрос информации — представляет собой согласие организации предоставить запрашиваемую информацию в первую очередь.
2. Отрицательный ответ — представляет собой мотивированный отказ в предоставлении информации или отклонение предложения.

Главная особенность и разница между этими типами писем заключается в их содержании.

При написании письма с положительным ответом следует дать как можно более полный и подробный ответ на вопрос. Наконец, не стоит сомневаться в ценности информации, которую вы пытаетесь предоставить.

Если вы готовите отрицательный ответ на запрос о предоставлении информации, вы должны четко объяснить, почему вы отказываетесь от запроса или почему вы не предоставите информацию.

Важно: Рекомендуется, чтобы в письме с отрицательным ответом также были указаны условия, при которых запрашивающее агентство может получить запрашиваемую информацию.

Как правильно оформить?

Последовательность написания ответа на запрос информации можно представить в виде пошаговой инструкции.

1. Подготовка заголовков документов. В левом верхнем углу следует указать полные данные организации, запрашивающей ответ (наименование, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, контактный телефон, факс). В правом верхнем углу указывается имя сотрудника организации, которому адресован документ. Как правило, документы адресуются генеральному директору компании.
2. Номер и дата поступления документа должны быть указаны в журнале исходящей почты. При необходимости можно кратко упомянуть тему письма. Однако это требование не является обязательным.

• сведения о предыдущей заявке (регистрационный номер и дата регистрации) и ее основное содержание (буквально несколько слов); и
• информацию о приложении.

Для негативных писем должно быть указано следующее

• подробности запроса и его содержание (аналогично утвердительному письму), а также
• причины отклонения заявки; и
• Отказ от ответственности.

ВАЖНО: Имя и номер телефона лица, оформившего документ, должны быть указаны в левом нижнем углу документа (если вопрос исходит от получателя).

Как ответить?

Положительно

Генеральному директору ООО «Силуэт».

г. Москва, ул. Ленина, д. 54 ООО «Стиль».

тел. (095) 967-32-45, факс (095) 957-23-11 е. С. Шинкалюк.

окпо 2885678, огрн 1023678954746

Адрес: 01-19/678 от 10. 12. 17

Уважаемый Евгений Сергеевич!

В ответ на Ваш запрос от 10 декабря 2017 г. № 01-19/678 направляем Вам пересмотренный прайс-лист (копия прилагается) для предложения цены на новую коллекцию «Pearl». Мы также сообщим вам, что готовы предложить скидки на отдельные предметы коллекции (размер скидки зависит от приобретаемого количества).

__5__ Приложение l.

Генеральный директор ООО «Силуэт» Иванов П. Д.

• Скачайте форму ответа на информационный запрос.
• Получите образец положительных ответов на ваш запрос информации