В правовых нормах нет прямого определения, что такое гарантийное письмо, но под гарантией обычно понимается отложенный документ. Отправитель обещает что-то сделать, например, перевести деньги контрагенту. Письменная гарантия подтверждает существование обязательства, и это всегда учитывается в судебном процессе.
Благодаря этому типу документа, часть сделки создает доверительные отношения. При наличии грамотной письменной документации можно переносить сроки оплаты без штрафов и санкций и избегать задержек в поставке товаров (проектов, услуг).
Если клиент по разным причинам не может перечислить деньги, составляется гарантия. Основанием для создания такого документа является требование кредитора к плательщику или инициатива плательщика.
В КонсультантПлюс содержится ряд инструкций по гарантийным письмам.
- Основная информация: зачем и как составлять гарантийное письмо.
- Стандарт выплаты долгов.
- Образец уплаты сборов физическими лицами.
- Образцы бюро юридических лиц.
Чтобы прочитать его, вам нужен доступ к системе: обзор.
Как оформить документ в 2022 году
Применимое законодательство не предусматривает единой формы гарантии оплаты товаров, проектов или услуг. Однако, поскольку этот документ является частью потока деловых документов, стоит рассмотреть общепринятые правила в отношении аннуитетов.
Ниже приведены подробные инструкции или как написать гарантийное письмо от организации для оплаты товаров, проектов или услуг.
- На бланке агентства с указанием даты и номера отправления.
- Информация о получателе средств (название компании или имя и гражданский адрес).
- Напишите представителю получателя (например, директору организации).
- Название документа (необязательно).
- Напишите основной текст письма об оплате, причину неуплаты и заверение, что сумма будет переслана в указанные сроки.
- Подробно опишите документы, на основании которых перечисляются средства (например, акты отгрузки и приемки).
- Предоставьте информацию об отправителе: имя, должность и подпись представителя должника.
Гарантийное письмо обычно подписывается руководителем (генеральным директором и лицом, ответственным за бухгалтерию), скрепляется печатью и составляется на бланке формата А4.
Оно должно быть подписано управляющим директором, а также лицом, ответственным за финансы (руководителем бухгалтерии или финансовым директором).
В основном тексте приводится краткий отчет о причинах просрочки платежей. Если клиент намерен погашать долг частями, необходимо составить график.
Для большей убедительности плательщику следует рассчитать сумму штрафа, который будет начислен за каждый день просрочки.
Это модель гарантийного письма об оплате. Используйте его в своей работе.
(должность, название организации, которой адресовано письмо)
Оплата задолженности за оказанные услуги ________________________________________ (название бренда) ____________ (название организации) ____ Рублей _____ Копания (прописью) гарантируется. Организация указывает (10-значный код плательщика и код услуги и налоговой процедуры) на одном лицевом счете ____ ______ 20__ дата.
(Если требуется, укажите график платежей).
Если вы не выполните свои обязательства по оплате в установленный срок, вы заплатите штраф в размере __% от суммы задолженности за каждый день просрочки.
Глава компании ___________ _________________________
(Подпись) (Имя в печати)
Главный бухгалтер * ___________ _________________________
(Подпись) (Имя в печати)
*Если в вашей компании нет главного бухгалтера, пожалуйста, обратите внимание:.
Нам известно, что у (название организации) нет главного бухгалтера.
Заполняется на фирменном бланке компании. Документ подписывается руководителем и заверяется печатью компании, которая является подписью главного бухгалтера компании. Документ получает номер исходящего документа, дату, имя ответственного и номер контактного телефона.
Какие ошибки допускают при составлении
Поскольку это официальный документ, не рекомендуется использовать неформальный язык (сленг, разговорный). Нет необходимости подробно описывать события, которые привели к неадекватному переводу денег. Определите суть или перейдите к делу. Гарантии должны быть точными, с указанием суммы и даты перевода.
Вся информация в тексте должна трактоваться однозначно (без двусмысленных фраз), чтобы избежать возможных споров. Что касается формулировки гарантии, запомните простое правило.
- Обоснуйте причину нарушения срока оплаты простыми словами, например.
- Сообщите о причинах, по которым вы выплачиваете долг; и
- Установить крайний срок для перевода средств, и
- подтвердить данные бенефициара в отношении государственного контракта.
- подписано директором и главным бухгалтером.
При отправке документа попросите подтвердить получение полномочий. Это гарантирует, что бумага не будет потеряна при транспортировке.
Гарантийное письмо: требования
Законодательных требований в отношении составления и использования гарантийных отчетов не существует. Однако авторы должны соблюдать правила, принятые в бизнес-среде. В частности, документ должен быть структурирован с помощью следующих элементов
- Справочные данные отправителя — контактные данные, регистрационный номер, или бренд и адрес организации, телефон, адрес электронной почты, для элемента паспорта лица
- Текст письма — краткое изложение сообщения, включая сроки, условия и другие факторы, важные для выполнения обязательства
- Подпись отправителя; и
- Дата подписания.
Особенности гарантийных писем
При написании гарантийного письма необходимо соблюдать правила деловой переписки. Текст должен быть написан в официальном, профессиональном стиле.
- Формулировка должна быть краткой, четкой и
- Главный, эмоционально окрашенный, отсутствие сленга в выражениях
- Отсутствие ошибок, опечаток, исправлений.
Примечания В деловой переписке принято начинать со слова «Уважаемый». Важной особенностью гарантийных писем является то, что они не всегда являются юридически обязательными. Это необходимо учитывать при составлении самого письма и других сопутствующих документов, а также при необходимости предоставления информации для судебного разбирательства.
Порядок подписания и вручения
Гарантийные письма подписываются руководителем компании или сотрудником, уполномоченным работать с такими документами. Письма подписываются руководителем компании или сотрудником, уполномоченным на их подписание. Гарантийные письма могут быть предоставлены несколькими способами.
Может ли гарантийное письмо заменить договор?
Этот вопрос является фундаментальным. Знание четкого ответа поможет вам понять, когда следует составлять зонтичное соглашение, а когда использовать другие документы для демонстрации взаимных обязательств. Согласно статье 432 (2) Гражданского кодекса, для заключения договора должны быть выполнены следующие три условия
- должно быть составлено предложение, содержащее основные условия взаимного сотрудничества; и
- предложение направляется другой стороне; и
- получение положительного ответа (акцепта) от лица, которому было направлено предложение.
В этом случае гарантийное письмо может быть частью договора (оферты или акцепта). В российском законодательстве нет термина «гарантийное письмо». Есть только информация о правилах заключения договора и некоторые советы, взятые из судебной практики. Ниже приводятся некоторые советы из судебной практики и конференций по арбитражу.
- Согласно статье 329 Гражданского кодекса, исполнение обязательств одной из сторон гарантируется гарантийным письмом в той мере, в какой это предусмотрено законом или основным договором.
- Гарантия добавляется к обязательствам принципала. Если контракт уже составлен, гарантия может дополнить его. Если договора нет, то гарантия должна быть составлена по всем правилам, содержащимся в законодательстве Российской Федерации.
- Договор поручительства — это письменный документ. Если одна сторона направляет такую гарантию, другая сторона должна ответить, принимая условия.
Бывают случаи, когда у сторон нет возможности составить классический документ. Например, когда не хватает времени на составление и подписание договора. Гарантийные документы могут использоваться в качестве дополнительных соглашений, которые изменяют некоторые из оферты, акцепта и условий договора.
Гарантийное письмо-оферта
Оферта — это письменное предложение вступить в конкретные деловые отношения на определенных условиях. Этот термин можно найти в юридических словарях, а процедура составления документа описана в статье 435 Гражданского кодекса Российской Федерации. Официальное предложение — это документ, содержащий следующее
- Предложение оплатить товары или услуги;
- предложение о выполнении определенной работы; — предложение о предоставлении услуг; — предложение о выполнении определенной работы
- предложение о предоставлении услуг; — предложение о предоставлении услуг; — предложение о предоставлении услуг; — предложение о предоставлении услуг; — предложение о предоставлении услуг; и
- Предложение о поставке товара.
Предложение может включать одно или несколько из вышеперечисленных пунктов. Для того чтобы предложение было принято в качестве полной части договора, в нем должен быть указан предмет предложения (наименование и описание услуги, вид товара или работы) и условия, необходимые для его выполнения, поставки или реализации.
Согласно статье 436 Гражданского кодекса РФ, лицо, направившее оферту, не вправе отозвать ее в течение срока ответа получателя. Единственное исключение — если это отдельно указано в соответствующем гарантийном документе. Прежде чем отправлять такие документы, убедитесь, что они составлены правильно и точно отражают пожелания и требования отправителя.
Гарантийное письмо-акцепт
Принятие — готовность принять деловое предложение, подтвержденная одним из разрешенных методов. Это второй элемент договора, относящийся к моменту получения предложения.
Согласно пункту 3 статьи 438 Гражданского кодекса, ответом на оферту является не только письменное подтверждение согласия, но и совершение действий, необходимых для начала или продолжения сотрудничества (они должны быть указаны в самой оферте). (Специальные предложения). Эти действия могут включать
- Оплата за товар
- отправка товаров; и
- выполнение конкретных задач, и
- услуги.
Важно понимать, что требования к ответу не очень строгие. Главное — подтвердить свое согласие, либо письмом, либо по закону. Однако молчание (незнание) не является положительным ответом (§ 438(2) Гражданского кодекса).
Также обратите внимание, что если вы ответили положительно на предложение, считается, что вы приняли все пункты.
Дополнительное соглашение
У гарантийного письма есть существенный недостаток по сравнению с контрактом — оно не является подробным и исчерпывающим. Она не проясняет следующие оттенки:.
- все права и обязанности сторон, а также
- ответственность сторон за невыполнение своих обязательств; и
- процесс урегулирования между сторонами; и
- процесс разрешения споров; и
- варианты решения проблем, если «что-то пойдет не так».
В этих случаях при изменении условий договора создаются дополнительные соглашения или документы. С одной стороны, его можно скомпилировать, с другой стороны, этот процесс не нужен для обеих частей. Если цель вашего договора не так проста и требует подробного объяснения, рекомендуется составить классический договор и сразу изложить все детали.